マンション管理計画認定で必要な名簿とは？組合員名簿・居住者名簿の要件と整備方法を解説

マンション管理計画認定を検討し始めると、修繕積立金や長期修繕計画、管理規約といった項目へ意識が向きやすいものです。金額や工事時期は課題が目に見えやすいため、「まずはこちらを整えなければ」と考える理事も多いでしょう。

ところが、申請準備を進める中で意外につまずきやすいのが、組合員名簿と居住者名簿です。

「名簿なら管理会社が持っているはず」「売買や入退去があれば、その都度変更しているから大丈夫だろう」と思っていても、実際に確認すると、居住者名簿の状態が分からなかったり、最後に内容を確認した時期を説明できなかったりすることがあります。賃貸住戸について、所有者は分かるものの、現在誰が住んでいるのか把握できていないケースもあるでしょう。

国の現行認定基準では、組合員名簿と居住者名簿を備え、年1回以上その内容を確認していることが求められています。さらに、申請時には名簿の実物ではなく、名簿を備えて必要な確認を行っていることを示す表明保証書が確認書類として示されています。

ただし、名簿整備の意味は認定申請だけにあるわけではありません。総会関係の通知を区分所有者へ確実に届けることや、漏水事故や設備点検の際に現在の居住者へ連絡することなど、日常の管理にも直結します。

「確認してみたら、思っていたより古かった」と気づいたときは不安になるかもしれません。それでも、一度にすべてを作り直そうとする必要はありません。現在ある名簿や届出を確認し、不足している情報を特定したうえで、必要な部分から改善していくことが大切です。

この記事では、管理計画認定で求められる名簿の要件から、年1回以上の内容確認の考え方、認定申請時の書類、個人情報の取扱い、不備が見つかった場合の改善方法まで、管理組合が自分たちで状態を確認できるように整理します。

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マンション管理計画認定では名簿整備が認定基準になっている

マンション管理計画認定制度では、管理組合の運営や管理規約、経理、長期修繕計画などを含む16項目について、管理計画が一定の基準を満たしているか確認します。

その中で名簿については、組合員名簿と居住者名簿を備え、年1回以上内容の確認が行われていることが国の認定基準として定められています。

この基準を見ると、「名簿がファイルとして存在していればよい」と思ってしまうかもしれません。しかし、何年も前に作成した名簿を管理室の書庫へ保管しているだけでは、現在の所有者や居住者を正しく把握できているとは限りません。

名簿の価値は、紙やデータが存在することだけではなく、必要な場面で現在の相手へ連絡できる状態にあることです。

名簿が古くなりやすい背景

マンションの名簿が古くなる理由は、担当者の怠慢だけではありません。

区分所有者の売買や相続、外部への転居、賃貸開始、賃借人の入退去、通知先住所や電話番号の変更などが、それぞれ異なる時期に発生します。その一方で、理事長や担当理事は定期的に交代し、管理会社の担当者が変わる場合もあります。

一件の変更だけを見れば、小さな出来事に感じるでしょう。しかし、それが数年間積み重なると、「この所有者の住所は今も正しいのか」「現在この住戸に誰が暮らしているのか」といった基本情報さえ曖昧になる可能性があります。

だからこそ、変更の届出を受けた際に必要な更新を行うだけでなく、少なくとも年1回は名簿の内容について変更すべき箇所がないか確認する仕組みが求められています。

名簿の不備は管理組合運営にも影響する

組合員名簿が古い場合、総会招集通知や管理組合からの重要な連絡が、現在の区分所有者へ適切に届かない可能性があります。

通知に問題があれば直ちに総会決議が無効になると断定することはできませんが、招集手続の適否をめぐって紛争につながる可能性はあります。その意味でも、現在の区分所有者と通知先を把握することは、管理組合運営の基盤といえるでしょう。

一方、居住者名簿が古ければ、漏水事故や設備点検の際に現在の居住者へ連絡できず、対応に時間を要する場合があります。災害時にも、現に居住している人を必要な範囲で把握できていなければ、連絡や状況確認が難しくなる可能性があります。

普段は名簿を開く機会が少ないため、情報の古さには気づきにくいものです。ところが、「今すぐ連絡したい」という場面になった瞬間、日頃の管理状況がはっきり表れます。

申請先自治体の独自基準も確認する

管理計画認定では、国の基準だけを確認すればよいとは限りません。

地方公共団体によっては、地域の事情を踏まえた独自の認定基準を設定している場合があります。そのため、国の基準を確認したうえで、申請先自治体が追加の要件や書類を設けていないか確認します。

他の地域にあるマンションが同じ方法で認定されたからといって、自分たちのマンションでも必ず同じ扱いになるとは限りません。

2027年4月以降は見直し後の基準を確認する

2027年4月1日から、マンション管理計画認定制度に関する見直し後の基準や手続が施行されます。

国土交通省は2026年7月31日に関係する省令と告示を公布しており、地方公共団体への申請日が2027年4月1日以降となる場合には、見直し後の認定基準が適用されます。

これから準備を始める管理組合では、現行基準を確認しながら名簿を整えることはできます。しかし、実際の申請が2027年4月以降になる場合には、申請直前に最新の様式や添付書類を改めて確認してください。

また、管理計画認定には有効期間があります。制度開始初期に認定を受けたマンションでは、今後更新時期を迎えるケースも出てくるため、一度認定を取得した後も名簿の確認を日常管理として続けることが求められます。

必要なのは組合員名簿と居住者名簿

国の現行認定基準では、組合員名簿と居住者名簿の双方を備えることが求められています。

似た名称ですが、二つの名簿は同じ役割ではありません。

区分所有者本人がその住戸で生活している場合は、所有者と居住者が一致します。一方、住戸を第三者へ賃貸している場合には、所有者と現在の居住者が別の人物になります。

この違いを理解すると、なぜ二つの名簿が必要なのかが見えやすくなるでしょう。

組合員名簿と居住者名簿の違い

「305号室の人」というだけでは、管理上必要な情報として十分とは限りません。

305号室を所有している人と、現在305号室で生活している人が異なる場合があるためです。

組合員名簿は区分所有者を把握する

組合員名簿は、区分所有者を把握するための名簿です。

管理組合では、総会招集通知の送付、議決権の確認、管理費や修繕積立金に関する連絡など、区分所有者を特定できなければ進められない業務があります。

特に注意したいのが、住戸を第三者へ賃貸し、マンション外に居住している区分所有者です。

通知先が古いままなら、重要な書類が届かない可能性があります。また、売買や相続の後に以前の所有者が名簿へ残っていれば、管理組合の認識と実際の権利関係がずれてしまいます。

国土交通省は、組合員名簿について総会の招集など管理組合運営に必要な情報をまとめる趣旨を示していますが、全国一律のひな型や具体的な記載項目を定めているわけではありません。

したがって、電話番号やメールアドレスなどを認定制度上の全国共通必須項目と断定することはできません。管理組合が実際に何のために使うのかを整理し、その目的に必要な情報を検討します。

居住者名簿は現在住んでいる人を把握する

居住者名簿は、現にその住戸で生活している人へ必要な連絡を取れるようにするための名簿です。

国土交通省の公式Q&Aでは、設備点検や漏水事故などへの対応で専有部分へ立ち入る必要が生じた場合に、現在の居住者へ円滑に連絡できるよう必要な情報をまとめる趣旨が示されています。

たとえば、漏水が発生している住戸の所有者が遠方に居住している場合、所有者情報だけでは現場にいる人へ直接連絡できません。必要な範囲で現在の居住者を把握できていれば、状況確認へ進みやすくなります。

居住者名簿は、住民を監視するための資料ではありません。

管理上必要となる連絡を、必要なときに行えるようにするための情報です。この目的を最初に明確にしておくと、住民へ情報提供を求める際にも説明しやすくなります。

名簿の記載項目は全国共通ではない

氏名だけでなく、電話番号、メールアドレス、勤務先、通学先、緊急連絡先、車両情報、ペット情報などを名簿へ掲載しているマンションもあります。

しかし、これらすべてを管理計画認定上の必須項目とする全国一律のルールは確認できません。

国土交通省は、組合員名簿と居住者名簿について全国共通のひな型を設けておらず、各管理組合で必要な情報を検討する考え方を示しています。

そのため、「認定のために必要かもしれない」という理由だけで情報を増やすのではなく、管理規約や使用細則、利用目的を踏まえて必要性を判断します。

一つの帳票で管理している場合は申請上の扱いを確認する

所有者情報と居住者情報を一つのシステムや帳票で管理しているマンションもあるでしょう。

国の公式資料では、組合員名簿と居住者名簿について全国一律のひな型は示されておらず、一つの帳票で管理することを明示的に禁止する規定も確認できません。

一方で、「一体型の帳票であれば二つの名簿の要件を満たす」と直接明示した公式資料も確認できません。

そのため、一つの帳票やデータベースで管理している場合には、区分所有者の情報と現在の居住者の情報を明確に区別できる状態を整えたうえで、認定申請上の扱いを申請先自治体や事前確認を行う専門家へ確認すると安全です。

賃貸住戸では所有者と居住者を分けて確認する

賃貸住戸を見ると、二つの名簿の違いが分かりやすくなります。

たとえば501号室をAさんが所有し、Bさんが借りて生活している場合、Aさんは組合員として把握する対象になり、Bさんは現在の居住者として把握する対象になります。

総会関係の通知を送る相手と、漏水時に現地で対応を依頼する相手は同じとは限りません。

自分たちの名簿を確認するときは、賃貸住戸をいくつか抽出し、所有者と現在の居住者をそれぞれ区別して把握できるか確認してみてください。「この連絡先は所有者なのか居住者なのか分からない」という住戸があれば、名簿の整理方法を見直す必要があります。

マンション標準管理規約でも名簿の作成と確認が示されている

管理計画認定基準だけではなく、マンション標準管理規約でも名簿管理に関する仕組みが示されています。

令和7年改正マンション標準管理規約の単棟型では、第31条の2に組合員名簿等の作成と保管が置かれ、届出に応じた更新と毎年1回以上の内容確認が規定されています。

古い解説資料では以前の標準管理規約に基づく条番号が掲載されている場合があるため、現在の規約と照合するときは資料の版にも注意してください。

届出を名簿更新へつなげる

名簿を最新に保つためには、情報が変わった際に管理組合へ届く仕組みが必要です。

所有者変更の届出を受けても、組合員名簿へ反映されなければ情報は古いままです。賃貸開始や居住者変更の届出が提出されても、居住者名簿の担当者へ伝わらなければ同じ問題が起こります。

書類を受け付けること自体が目的ではありません。

届出によって得た変更情報を、実際の名簿へ反映するところまで一つの業務として考えることが必要です。

認定基準で求められる年1回以上の内容確認とは

組合員名簿と居住者名簿の存在を確認した後、次に確認したいのが年次の内容確認です。

国の現行認定基準では、双方の名簿について年1回以上内容の確認を行っていることが求められています。

ここで「毎年全住戸から確認票を100％回収しなければならないのか」と身構える必要はありません。

年1回以上の内容確認と、毎年全戸から回答を回収することは同じではないからです。

年1回以上の確認は全戸調査だけを意味しない

令和7年改正マンション標準管理規約では、組合員名簿等を作成して保管し、毎年1回以上内容を確認することが示されています。

国土交通省が示している確認方法の考え方には、変更が生じた場合に届出が必要であることを総会や掲示板等で周知する方法や、理事長が変更を把握したにもかかわらず届出がない場合に提出を求める方法などがあります。

したがって、認定基準が求めているのは、全国のすべてのマンションが毎年同じ全戸アンケートを実施することではありません。

名簿について変更すべき箇所がないかを定期的に確認し、必要な変更が判明した場合に反映することが中心です。

この違いを知らないと、「毎年全員から書類を集めるのは無理だ」と感じ、名簿整備そのものを必要以上に重い仕事として捉えてしまいます。

届出義務を定期的に周知する

比較的取り組みやすい方法の一つが、所有者変更や連絡先変更、賃貸開始などがあった場合の届出について、定期的に周知することです。

たとえば総会関係の案内と合わせて届出方法を知らせたり、掲示板や管理組合からの通知で変更時の手続きを案内したりする方法があります。

ただし、「掲示しておけば自動的に認定基準を満たす」という意味ではありません。

周知したうえで、管理組合が変更を把握した場合には必要な届出を求め、名簿へ反映する運用へつなげます。

必要に応じて確認シートを使う

全戸確認シートを使う方法も選択肢です。

特に、何年も名簿を見直していなかったマンションや、賃貸住戸が多く現在の情報に不安がある場合には、一度まとめて確認することで現在地を把握しやすくなります。

「情報が古い気はするけれど、どこが違うのか分からない」という状態では、理事会も動きにくいものです。確認票を使って差分が見えれば、直す対象を絞り込めるようになります。

一方、毎年すべての住戸から同じ情報を一から書いてもらう必要があるとは限りません。

現在登録されている内容について変更の有無を確認し、変更がある人に必要な届出をしてもらう方法であれば、住民側と管理組合側の負担を抑えられます。

内容確認を行った時期を残す

名簿を確認していても、その事実が何も残っていなければ、翌年度の役員が状況を把握できません。

「去年も確認していたはずです」という記憶だけに頼ると、担当者が交代した後に同じ調査を最初から始めることになります。

国の基準が全国共通の確認記録様式を指定しているわけではありませんが、実施時期や確認方法を簡潔に残しておくことには実務上の意味があります。

理事会議事録へ確認したことを記載してもよく、別途、名簿の確認履歴を管理する方法もあります。

細かな証拠書類を増やすことが目的ではありません。

「いつ何を確認したのか」を次の担当者が追える状態にしておけば、翌年度の確認も始めやすくなります。

変更がなかった場合も確認には意味がある

名簿を確認した結果、誰の情報も変わっていない場合があります。

そのとき、「書き換えていないから更新したことにならないのでは」と心配になるかもしれません。

しかし、重要なのは変更すべき箇所がないかを確認することです。

変更が見つからなければ現在の内容を維持し、変更が見つかれば反映します。この確認を定期的に続けることで、名簿を現在の管理に使える状態へ保ちやすくなります。

認定申請で名簿について確認される書類

認定申請の際、区分所有者や居住者の氏名や連絡先が並んだ名簿そのものを自治体へ提出するのかと不安になる人もいるでしょう。

個人情報がまとまっているだけに、「申請のためとはいえ外部へそのまま渡すのだろうか」と感じるのは自然です。

現行の管理計画認定制度では、名簿関係の必要書類として「組合員名簿及び居住者名簿の表明保証書」が示されています。

つまり、名簿の実物を申請書類としてそのまま提出する仕組みではありません。

表明保証書は実際の管理状態を前提にする

表明保証書では、組合員名簿と居住者名簿が備えられ、必要な内容確認が行われていることを示します。

ここで順番を間違えないことが大切です。

申請様式を見つけたからといって、先に書類だけ完成させるのではありません。

まず実際の名簿を確認し、年1回以上の内容確認を行っているかを確かめます。不足があれば必要な対応を行い、その実態に基づいて表明保証書を準備します。

「去年確認したか分からないけれど、書面では確認済みとしておこう」という状態では、書類と実際の管理状況が一致しません。

自治体独自基準は別途確認する

マンション管理センターの事前確認では、国の認定基準への適合状況を確認する仕組みがあります。

一方、申請先の地方公共団体が独自基準を設けている場合には、その部分について別途確認が必要です。

そのため、国の認定基準に関する事前確認を終えたからといって、自治体独自の確認まで自動的に完了するわけではありません。

実際の申請前には、申請先自治体の最新手引を確認します。

名簿が基準を満たしていない場合の改善手順

実際に名簿を開いてみると、居住者名簿が見当たらなかったり、区分所有者の住所が古かったり、最後に確認した時期さえ分からなかったりすることがあります。

問題が複数見つかると、「全部一から作り直さなければならないのか」と気が重くなるでしょう。

しかし、名簿全体を一気に完成させようとすると、作業量だけが大きく見えて進みにくくなります。まず現在の情報を整理し、不足部分を見つけるところから始めます。

既存の名簿と届出を確認する

最初に、管理組合と管理会社が現在持っている資料を整理します。

組合員名簿、区分所有者一覧、居住者名簿、所有者変更届、賃貸関係の届出、緊急連絡先に関する書類、総会通知の送付先データなど、名簿整備に利用できる情報が複数の場所へ分散している可能性があります。

「居住者名簿がない」と思っていたものの、必要な情報が住戸ごとの届出書として残っていたという場合もあるでしょう。

最初から全住戸へ新しい用紙を配布するのではなく、まず現在どの情報を持っているのかを把握します。

住戸ごとに不足部分を確認する

資料を整理したら、住戸単位で確認します。

現在の区分所有者を把握できるか、通知先は分かるか、所有者と居住者が同じか、賃貸住戸なら現在の居住者を把握できるかを見ていきます。

すると、それまで「名簿全体が古い」としか分からなかった問題が、「外部居住所有者4戸の送付先が不明」「賃貸住戸3戸の居住者情報を確認する必要がある」といった具体的な課題へ変わります。

問題が数字で見えると、理事会でも対応を決めやすくなります。

漠然とした不安が、実際に処理できる作業へ変わるからです。

不足している情報を必要な範囲で確認する

確認が必要な住戸が分かったら、該当する区分所有者や居住者へ情報提供を求めます。

このとき、「管理計画認定に必要なので提出してください」という説明だけでは、相手が納得しない可能性があります。

総会など管理組合運営上の連絡に使うこと、設備点検や漏水等の事故対応で必要になること、取得した情報を定めた目的の範囲で管理することなどを説明します。

提出する側が不安に感じるのは、「何に使うのか分からない」「誰が見るのか分からない」という状態です。

情報を集める必要性だけでなく、どのように扱うのかまで説明できれば、協力を得やすくなると考えられます。

届出と名簿更新を一つの流れにする

一度最新の名簿を作っても、その後の変更が反映されなければ、数年後には再び古くなります。

そこで、所有者が変わった場合、住戸を賃貸した場合、居住者が入れ替わった場合などについて、どの届出を行うのかを整理します。

さらに、届出を受け取った後、誰がどの名簿へ反映するのかも明確にします。

書類を受け取る担当者と名簿を更新する担当者が異なる場合には、情報が途中で止まらない仕組みが必要です。

定期確認まで含めた管理サイクルにする

名簿管理を安定させるには、「変更を把握する」「必要な届出を受ける」「名簿へ反映する」「年1回以上内容を確認する」「必要な記録を残す」という流れを一つの管理サイクルとして考えます。

ここで改めて全戸調査を義務のように組み込む必要はありません。

日常的な届出の状況や、管理組合が把握した変更情報を踏まえ、自分たちが毎年続けられる確認方法を決めます。

今年の確認を記録し、翌年その記録を見ながら同じ確認を進められるようになれば、名簿管理は一時的な認定対策から日常業務へ変わり始めています。

名簿整備でよくあるつまずき

名簿が古くなっていると、前任理事や管理会社の責任を考えたくなる場合があります。

しかし、誰か一人が注意していれば防げた問題とは限りません。

届出方法が分かりにくかったり、受け取った届出が名簿更新につながっていなかったりするなど、仕組みの不備から発生している可能性があります。

個人情報を出したくないと言われる

名簿を確認するとき、「電話番号まで教えたくない」「個人情報が漏れないか心配だ」と言われることがあります。

これは単なる非協力とは限りません。

利用目的や閲覧できる人、保管方法が説明されていなければ、情報を預けることに不安を感じるのは自然です。

提出を強く求める前に、何のために必要なのか、どの範囲で利用するのか、どのように管理するのかを整理して伝えます。

外部居住所有者へ連絡できない

長期間住戸を賃貸している区分所有者では、管理組合に登録されている住所や電話番号が古くなっている場合があります。

郵便が返送されると、「もう連絡方法がないのでは」と感じるかもしれません。

まずは管理会社が持つ資料や過去の届出、総会関係書類の送付履歴などを確認します。必要に応じて登記情報を確認する方法もありますが、登記上の住所が現在の連絡先とは限りません。

一つの情報だけで現在地を断定せず、確認できる資料から順番に整理します。

賃貸住戸の入退去が反映されない

賃貸住戸では、所有者が変わっていなくても居住者だけが入れ替わります。

その情報が管理組合へ届かなければ、居住者名簿には以前の入居者が残り続けます。

自組合の管理規約や使用細則を確認し、賃貸開始や居住者変更時の届出方法が明確になっているかを見直してください。

入居時に提出された届出が、そのまま居住者名簿の更新につながる仕組みにできれば、後から情報を探し直す負担も小さくなります。

管理会社へ任せたまま状況を把握していない

管理会社が名簿を保管しているマンションもあります。

ただし、「管理会社が保管しているから認定基準上も問題ない」と、保管場所だけで判断することは避けたほうが安全です。

個人情報保護法上、委託内容に名簿の作成や保管等が含まれる場合の管理会社との情報のやり取りについては、個人情報保護委員会から考え方が示されています。

一方、管理計画認定上、管理会社が保管していることだけをもって「管理組合が名簿を備えている」と一律に判断できるとする明確な公式資料は確認できません。

そのため、管理会社が名簿を保管している場合には、どの名簿が存在するのか、必要なときに内容や更新状況を確認できるのか、年1回以上の内容確認をどのように行っているのかを整理しておくと、申請時に確認すべき事項も明確になります。

認定上の具体的な扱いに迷う場合は、申請先自治体や事前確認を行う専門家へ確認してください。

個人情報を扱う際の注意点

名簿整備を進めるとき、多くの理事が最も慎重になるのが個人情報です。

認定制度上必要だからといって、個人情報を無制限に集めてよいわけではありません。名簿整備と個人情報保護は対立するものではなく、必要な情報を必要な目的で扱うという一つの管理課題として考えます。

多くの管理組合は個人情報取扱事業者に該当する場合が多い

マンション管理・再生ポータルでは、多くの管理組合が区分所有者や居住者の情報を名簿等で管理していることから、個人情報保護法上の個人情報取扱事業者に該当する場合が多いと説明されています。

「営利企業ではないから個人情報保護法は関係ない」と考えるのは適切ではありません。

一方、「個人情報を一件でも持っていれば必ず該当する」と単純化するのも正確ではないため、個人情報データベース等を事業の用に供しているかなど、法の定義に沿って判断します。

利用目的を具体的にする

個人情報を取得する場合には、利用目的をできる限り具体的にします。

マンションであれば、管理組合運営上の連絡、総会関係の通知、設備点検、漏水等の事故対応、緊急時の連絡など、自組合で実際に必要となる業務に沿って整理する方法があります。

「管理組合業務に使用します」だけでは、提出する側が具体的な利用場面を想像できないこともあるでしょう。

なぜ必要なのかを説明できる程度に目的を整理すると、取得する情報の範囲も決めやすくなります。

必要以上の情報を集めない

名簿へ掲載できそうな情報は数多くありますが、情報量が多いほど管理の質が高くなるわけではありません。

勤務先、通学先、家族構成、健康状態などについては、実際の利用目的と必要性を慎重に検討します。災害時の支援などに関連して健康情報等を扱う場合には、要配慮個人情報に該当する可能性もあるため、より慎重な対応が必要です。

利用目的を説明できない情報まで「念のため」に集めると、管理負担と漏えい時の影響だけが大きくなります。

紙と電子データを適切に管理する

紙の名簿を誰でも開ける棚へ置いたり、電子データを必要以上に多くの役員へ配布したりすると、漏えいリスクが高まります。

安全管理措置は、マンションの規模や取り扱う情報の種類、量、利用方法などに応じて検討します。

紙であればアクセスできる人を必要な範囲に絞った保管方法を考え、電子データならアクセス権限やパスワード、使用端末などの管理方法を整理します。

全国一律に「必ずこの保管方法でなければならない」という単一の方式ではありません。

自分たちの運用でどこに漏えいリスクがあるのかを確認し、それに応じた管理方法を選びます。

閲覧請求では必要以上の情報を開示しない

標準管理規約には、一定の条件のもとで組合員名簿等の閲覧に関する規定があります。

しかし、閲覧請求があったからといって、電話番号や同居家族、緊急連絡先など、保有する情報をすべてそのまま開示するという意味ではありません。

請求理由や管理規約、個人情報保護法を踏まえ、必要のない情報を不用意に提供しないことが求められます。

特に所有者情報と居住者情報を一つのシステム等で管理している場合には、必要な情報だけを取り出せる状態にしておくと対応しやすくなります。

管理会社へ委託しても監督は必要になる

個人情報保護委員会は、利用目的の達成に必要な範囲で個人データの取扱いを管理会社へ委託する場合には、第三者提供に当たらない場合があることを示しています。

一方、委託者には委託先を必要かつ適切に監督する義務があります。

そのため、管理会社へ名簿管理を委託している場合でも、管理組合として委託範囲を確認し、どのように情報を保管し、変更を反映しているのかを把握します。

マンション管理士に依頼できる支援

名簿を確認しているうちに、問題が管理規約や届出方法、個人情報の取扱いにまで広がっていることに気づく場合があります。

そのとき、理事会だけで無理に判断を続ける必要はありません。

マンション管理士などへ相談し、現在の名簿と認定基準の差を整理する方法があります。

名簿の状態と不足部分を整理する

マンション管理士へ相談する場合、まず現在の組合員名簿と居住者名簿を確認し、何が不足しているのかを整理してもらう方法があります。

名簿そのものが不足している場合と、名簿はあるものの更新方法が曖昧な場合では、必要な対応が異なります。

第三者の視点で課題を整理することで、「大丈夫だと思う」「少し不安だ」という感覚的な議論から、具体的な改善項目へ移りやすくなるでしょう。

規約や個人情報の運用も相談する

所有者変更や賃貸開始時の届出が自組合の規約でどう定められているか、個人情報の利用目的や閲覧範囲をどう設定するかについて助言を受けることも考えられます。

標準管理規約をそのまま写すのではなく、自分たちのマンションで実際に運用できる仕組みへ落とし込むことが大切です。

認定申請前の確認に利用する

マンション管理センターの管理計画認定手続支援サービスでは、事前確認講習を修了したマンション管理士が、国の認定基準への適合状況を確認する仕組みがあります。

名簿以外にも、総会、管理規約、経理、長期修繕計画などで不安がある場合には、申請全体を通して確認してもらう方法もあります。

ただし、地方公共団体が独自基準を設定している場合には、その部分について申請先自治体で別途確認が必要です。

専門家への相談は、名簿整理そのものを目的にする必要はありません。

自分たちで確認した結果、「表明保証書の内容を事実として示せるか判断できない」「規約や届出方法まで見直す必要がありそうだ」と感じた段階で利用する選択肢として考えるとよいでしょう。

認定申請前の名簿チェックリスト

ここまで内容を理解しても、自分たちのマンションが現在どこまで対応できているかは、実際の資料を確認しなければ分かりません。

次のチェックリストを使い、「適合」と言い切れない項目を確認してください。

すべてを一度に直すことが目的ではありません。

要確認となった項目を、次に確認する作業として利用します。

認定申請前 名簿チェックリスト

チェック項目が多く感じる場合は、まず「組合員名簿があるか」「居住者名簿があるか」「年1回以上内容を確認しているか」「いつ確認したか説明できるか」「表明保証書の内容を事実として示せるか」の五点から確認します。

ここで問題が見つかったら、不足部分から改善してください。

その後、同じチェックリストでもう一度確認し、要確認項目が減ったかを見ることで、管理状態の変化を把握できます。

マンション管理計画認定の名簿に関するよくある質問

組合員名簿と居住者名簿は同じものでもよいですか

国の認定基準では、組合員名簿と居住者名簿の双方が求められています。

一方、国土交通省は全国一律のひな型や記載項目を定めていません。

ただし、「一つの帳票やデータベースへ統合して管理すれば二つの名簿要件を満たす」と直接明示した公式資料は確認できません。

国の資料上、一体型の管理方法を明示的に禁止する規定も確認できませんが、一体型なら必ず認められると断定することも避けるべきです。

一つの帳票やシステムで管理している場合は、組合員情報と居住者情報を明確に区別できる状態にし、申請上の扱いを申請先自治体や事前確認を担当する専門家へ確認してください。

名簿は毎年ゼロから作り直す必要がありますか

毎年すべての名簿を新規作成する必要はありません。

求められているのは年1回以上の内容確認であり、既存名簿について変更すべき箇所がないか確認し、変更が判明した場合には必要な内容を反映します。

年1回以上の確認では全戸から回答を集める必要がありますか

全国一律に、毎年全戸から回答を回収する方法だけが義務づけられているわけではありません。

国土交通省が標準管理規約に関して示した説明では、変更があった場合の届出義務を総会や掲示板等で周知する方法や、理事長が変更を把握した際に未届であれば届出を求める方法などが例示されています。

全戸確認シートは有効な方法の一つですが、それだけが唯一の方法ではありません。

名簿そのものを認定申請時に提出しますか

現行制度では、名簿関係の必要書類として組合員名簿と居住者名簿の表明保証書が示されています。

個人情報を掲載した名簿本体を、そのまま申請書類として提出するという整理ではありません。

2027年4月1日以降の申請や自治体独自の手続については、申請時の最新資料を確認してください。

賃貸に出している住戸はどう扱いますか

賃貸住戸では、区分所有者と現在の居住者を分けて把握します。

組合員名簿では所有者を確認し、居住者名簿では現在その住戸に居住する人へ必要な連絡を取れる状態にします。

賃貸開始や居住者変更時の届出を名簿更新へつなげておくと、後から現在の居住者を調べ直す負担を減らせます。

名簿に一部不備がある場合でも申請できますか

「一部不明でも必ず申請できる」と一律に判断することはできません。

国の認定基準では、組合員名簿と居住者名簿を備え、年1回以上内容を確認していることが求められています。

不明な情報がある場合には、その状態で表明保証書の内容を事実として示せるかを慎重に確認する必要があります。

名簿そのものが存在しない場合や、長期間内容確認を行っていない場合には、申請前に改善を進めるほうが安全です。

管理会社が名簿を保管している場合はどうすればよいですか

管理会社が名簿を保管していることだけを理由に、管理計画認定の要件を満たすと一律に判断することは避けてください。

まず、管理組合としてどの名簿が存在するのか、必要なときに内容や更新状況を確認できるのか、年1回以上の内容確認をどのように行っているのかを整理します。

管理会社が保管しているという事実だけで判断せず、現在の名簿管理の状況を把握しておけば、申請時に確認するべき点も整理しやすくなります。

認定上の具体的な扱いについて判断できない場合は、申請先自治体や事前確認を行う専門家へ確認してください。

マンション管理士に名簿整理を相談できますか

相談できます。

名簿の状態確認、規約や届出方法の見直し、個人情報の取扱い、認定申請前の確認などについて支援を受ける方法があります。

自分たちでチェックした結果、「どこまで改善すれば表明保証書の内容を事実として示せるのか判断できない」と感じた段階で相談すれば、必要な支援も明確になりやすいでしょう。

マンション管理計画認定の名簿整備で大切なこと

マンション管理計画認定に必要な名簿について確認すると、「思っていたよりやることが多い」と感じるかもしれません。

組合員名簿と居住者名簿の双方を備え、さらに年1回以上内容を確認する必要があるからです。

しかし、一つずつ整理すると、行うべきことはそれほど複雑ではありません。

まず現在の名簿を確認し、所有者と居住者を必要な範囲で把握できているかを見る。不足があれば必要な情報を確認し、変更が判明すれば反映します。そのうえで、少なくとも年1回は変更すべき箇所がないかを確認します。

認定申請の直前に慌てて一度だけ整えるより、普段の届出と定期確認をつなげたほうが翌年の負担は小さくなります。

最初に名簿を開いたときは「かなり古い」と感じても、次の年に確認したとき、前年度の記録からそのまま作業を続けられれば管理状態は変わっています。

認定のためだけに名簿を作るのではなく、日常の管理で使える名簿を維持した結果として認定基準にも対応できる状態を目指すことが、無理なく続けるための考え方ではないでしょうか。

まとめ

マンション管理計画認定の現行基準では、組合員名簿と居住者名簿を備え、年1回以上内容を確認することが求められています。

年1回以上の確認は、毎年必ず全戸から回答を回収することと同義ではありません。名簿について変更すべき箇所がないか確認し、必要な変更があれば反映することが中心です。

まず、自分たちの組合員名簿と居住者名簿の状態を確認してください。そのうえで、確認時期を説明できるか、賃貸住戸や外部居住所有者の情報に不足がないか、表明保証書の内容を事実として示せる状態かを見ていきます。

不備が見つかった場合でも、すべてを一度に作り直す必要はありません。

現在ある資料を確認し、不足している部分から改善し、届出と名簿更新、定期確認を一つの流れへ整えていけば、管理計画認定だけではなく日常の管理にも役立つ名簿になります。

なお、2027年4月1日以降の申請には見直し後の認定基準と手続が適用されます。また、地方公共団体によって独自基準が設定されている場合があります。

申請時には最新の公式資料と申請先自治体の手引を確認し、自分たちだけでは判断しにくい部分があれば、マンション管理士などの専門家へ相談しながら進めてください。

参考資料

国土交通省「マンション管理計画認定制度」

マンション管理・再生ポータルサイト「管理計画認定制度」

マンション管理・再生ポータルサイト「組合員名簿・居住者名簿にはどんな情報を掲載する必要があるのでしょうか。名簿のひな型はないのですか。」

国土交通省「令和7年改正マンション標準管理規約 単棟型」

マンション管理・再生ポータルサイト「令和7年改正マンション標準管理規約 単棟型」

マンション管理・再生ポータルサイト「管理組合は個人情報取扱事業者に該当するのですか。」

個人情報保護委員会「マンション管理組合がマンション管理会社に管理業務を委託している場合に、管理組合が保有する組合員名簿を管理会社が提供してもらうよう求めることは可能ですか。」

国土交通省「マンションの管理計画認定に関する事務ガイドライン」