外部管理者方式が向いているマンションとは？　導入前に確認したい判断チェックリスト

「次の理事長をお願いできる人がいない」「今年も、以前役員をした人にもう一度頼むしかない」。総会の時期が近づくたびに同じ話が繰り返されていると、「もう区分所有者だけで管理を続けるのは難しいのではないか」と感じるようになります。

以前であれば、マンション内に住む区分所有者が順番に理事を務めることで、何とか運営できていたかもしれません。しかし、区分所有者や居住者の高齢化が進み、賃貸化や不在所有者も増えています。その一方で建物は高経年化し、大規模修繕や設備更新、修繕積立金、管理委託契約の見直し、滞納対応、保険など、管理組合が判断しなければならない問題はむしろ複雑になっています。

役員を担える人は減っているのに、役員へ求められる判断は難しくなる。このねじれが続けば、現在の理事会方式を将来も維持できるのか不安になるのは自然でしょう。

そこで選択肢として出てくるのが「外部管理者方式」です。

ただし、最初に結論を押さえておきます。

外部管理者方式が向いているかどうかは、「役員のなり手がいないか」だけでは判断できません。見るべきなのは、現在の管理方式を変える必要性がどの程度高いかと、外部管理者を安全に受け入れて監督できる受け皿を作れるかという二つの軸です。

必要性が高くても、監督する人がいない、財務余力が乏しい、財産管理の仕組みを作れないのであれば、そのまま導入することには慎重さが必要です。

反対に、外部管理者へ報酬を支払える財務力があり、監事も確保できるとしても、現在の理事会が十分に機能しているのであれば、管理方式そのものを変更する理由は強くありません。

この記事では、まず自分たちのマンションがどの位置にいるのかを確認し、その後で「なぜその判断になるのか」を、制度、費用、監督、利益相反、大規模修繕、候補者選定まで掘り下げます。

制度を詳しく知ること自体が目的ではありません。読み終えたときに、「外部管理者方式の具体的検討へ進む」「現在の理事会方式を改善する」「第三者へ相談しながら判断材料を整理する」のどこへ進むべきかを、管理組合自身で考えられる状態を目指します。

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まず確認したい外部管理者方式の二つの判断軸

外部管理者方式について調べ始めると、管理会社へ任せる場合の費用、マンション管理士との違い、監事の選び方、利益相反への対応など、多くの論点が出てきます。

しかし、最初から細かな制度論へ入ると、「結局うちのマンションは検討した方がよいのか」という一番知りたい答えが見えにくくなります。

そこで、最初は二つに分けます。

第一の軸は、現在の管理方式を変える必要性です。役員を継続して確保できるのか、理事会が実質的に機能しているのか、大規模修繕や重要な契約、滞納対応などが滞っていないかを確認します。

第二の軸は、外部管理者方式を受け入れる準備状況です。管理者や監事へ必要な費用を負担できるのか、管理者を独立した立場から監督できるのか、預金口座や印鑑等を安全に管理できるのか、重要な判断には区分所有者が関わり続けられるのかを確認します。

この二つを混ぜて点数化すると、判断を誤る可能性があります。

たとえば現在の理事会にほとんど問題がないマンションでも、財務や監督体制が整っていれば、導入準備に関する項目には多く該当します。しかし、それだけで外部管理者方式を導入する必要があるとはいえません。

反対に、理事会が機能不全に近いほど困っていても、監督体制や財産管理の準備がなければ、「必要だからすぐ導入する」という判断にはリスクがあります。

したがって、必要性と受け皿は必ず分けて見ます。

外部管理者方式導入前チェックリスト

必要性を確認するチェック

この五つでは、「はい」が何個あるかより、どの問題がどの程度深刻なのかを確認します。

役員候補が以前より少なくなっていても、理事会は開催でき、重要事項も判断でき、必要な場面では専門家へ相談できているのであれば、すぐに外部管理者方式へ移る必要はないかもしれません。

反対に、役員自体は形式上選任できていても、理事会がほとんど機能せず、大規模修繕や重要契約を長期間判断できない状態であれば、管理方式を見直す必要性は高いと考えられます。

重要なのは、「何項目に該当したか」ではなく、「現在の仕組みでは何ができなくなっているのか」です。

受け皿を確認するチェック

こちらも合計点では判断しません。

「理事会がもう限界だから、早く誰かへ任せたい」という気持ちが強いほど、受け皿の確認は後回しになりやすくなります。しかし、外部管理者方式が必要であることと、今すぐ安全に導入できることは別の問題です。

費用を継続して負担できない、管理者を監督する人がいない、財産管理の仕組みを作れない状態で導入すれば、現在の問題を別の問題へ置き換える可能性があります。

二軸で現在地を確認する

この表で最も避けたいのは、「必要性が高いなら、すぐ外部管理者を探す」と考えることです。

理事会が限界に近いなら、何らかの変更が必要でしょう。しかし、その変更が外部管理者方式であるとしても、監事、財産管理、費用の見通しなどを整えなければ、安全な運営にはつながりません。

反対に、十分な財務力と監督体制があっても、現在の理事会方式が問題なく機能しているなら、無理に制度を変える必要はありません。

ここまでで自分たちがどこにいるのかを大まかに確認したうえで、以下の理由を読み進めると判断しやすくなります。

外部管理者方式とは

外部管理者方式とは、区分所有者以外の者が、区分所有法上の「管理者」に就任する方式です。

一般的な理事会方式では、区分所有者から理事を選任し、その中から理事長を選び、管理規約によって理事長を管理者とする形が広く採られています。

外部管理者方式では、その管理者を区分所有者以外の者が担います。マンション管理士、弁護士、公認会計士などの外部専門家が管理者となる場合もあれば、マンション管理業者が管理者となる場合もあります。

マンション管理業者自身が管理者となる方式は、一般に「管理業者管理者方式」と呼ばれています。

国土交通省は2026年4月1日に「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」を改訂し、管理業者管理者方式についても、導入プロセス、利益相反取引、通帳や印鑑等の保管体制などを具体的に整理しています。

外部管理者方式でも管理主体は管理組合

外部管理者を選任しても、マンション管理の主体そのものが外部管理者へ移るわけではありません。

管理主体は、区分所有者等で構成される管理組合です。

外部管理者へ実務を任せる場合でも、管理組合は管理者を選任し、必要な情報を受け取り、その業務を確認し、必要であれば再任しない、あるいは解任するといった判断を行います。

何度も役員を経験してきた人からすれば、「結局こちらも関わり続けるのなら、外部管理者方式にする意味がないのでは」と感じるかもしれません。

しかし、外部管理者方式で減らすことが期待されるのは、区分所有者が継続的な管理実務や専門的な執行を直接担う負担です。

予算や大規模修繕などマンションの将来へ大きな影響を与える事項まで、区分所有者が何も見なくてよくなる制度ではありません。

外部管理者方式とは、管理を放棄する方法ではなく、区分所有者が行う仕事を「細かな実務」から「重要な意思決定と監督」へ組み替える方法だと考える方が適切です。

外部管理者方式と外部専門家活用は同じではない

マンション管理士などの外部専門家がマンション管理へ関わっているからといって、すべてが外部管理者方式になるわけではありません。

外部専門家が理事や監事として理事会へ参加していても、その専門家自身が区分所有法上の管理者でなければ、そのことだけで外部管理者方式とはいえません。

一方、外部専門家自身が管理者に就任する場合には、外部管理者方式になります。

外部管理者を置きながら理事会を残し、区分所有者側の理事会が外部管理者を監督する方法もあれば、理事会を置かず、総会や監事を中心に監督する方法もあります。

現在不足しているのが専門知識だけであれば、管理者そのものを外部化しなくても、マンション管理士などを顧問や役員として利用する方法があります。

一方で、専門家へ相談できる体制を整えても、管理者や理事長を継続して確保できないのであれば、管理者そのものを外部へ移す必要性が高くなります。

必要性を確認するために見るべき現在の管理方式の限界

外部管理者方式の必要性を考えるとき、「役員が足りない」という結果だけを見るのではなく、なぜ現在の運営が苦しくなっているのかを確認します。

役員候補そのものがいないマンションと、理事長だけが疲弊しているマンションでは、必要な改善策は同じではありません。

理事長だけに負担が集中している

役員数は規約どおり確保できているのに、理事長一人だけが多くの仕事を抱えているマンションがあります。

管理会社からの連絡が理事長へ集中し、住民からの相談にも理事長が対応し、工事業者との打ち合わせや総会資料の確認まで任されている状態です。

本人は「理事長なのだから仕方がない」と我慢しているかもしれません。しかし、その姿を周囲が見れば、「あれほど大変なら自分にはできない」と感じる人が増えるでしょう。

現在の過大な負担が、将来の役員不足を生み出しているわけです。

この場合には、管理者そのものを外部化する前に、管理会社との連絡窓口を整理したり、副理事長や他の理事へ仕事を分けたり、専門的な案件だけ外部専門家へ相談したりすることで改善できる可能性があります。

理事会が追認の場になっている

理事会が定期的に開催されているからといって、管理組合として十分な判断ができているとは限りません。

専門用語の多い資料が管理会社から出され、担当者の説明を聞き、「特に異議がなければ承認でよろしいでしょうか」と話が進む。役員は完全には理解していないものの、周囲が質問しないため、自分だけ聞くことをためらう場合もあります。

こうした状態が続けば、理事会は意思決定の場ではなく、管理会社の提案を追認する場になっていきます。

本来、理事会が時間を使うべきなのは、大規模修繕、長期修繕計画、予算、重要契約、管理規約など、管理組合として判断が必要な事項です。

軽微な日常業務まで理事会へ持ち込んでいるなら、その運営方法自体が役員を疲れさせている可能性があります。

専門判断への不安が役員不足につながっている

高経年マンションでは、外壁や防水の修繕だけでなく、給排水設備、エレベーター、機械式駐車場などの設備更新を検討する機会が増えていきます。

さらに、修繕積立金が将来足りるのかを考え、保険や管理委託契約を見直し、長期滞納へ対応し、場合によっては管理規約変更まで判断しなければなりません。

一般の区分所有者が、役員になった瞬間から建築、設備、会計、法律、契約を理解できるわけではありません。

「月に一回会議へ出る程度ならできる」と考えていた人でも、高額な工事や重要契約の判断を求められれば、「自分には責任が重すぎる」と感じるでしょう。

役員不足を「無関心」とだけ捉えると、この心理を見落とします。

専門家へ相談できる体制を整えるだけで役員を引き受けられる人がいるなら、顧問やスポット相談で足りる可能性があります。それでも管理者や理事長を確保できないのであれば、外部管理者方式の必要性は高まります。

外部管理者方式が向いているマンション

ここまでの整理を踏まえると、外部管理者方式が向いているのは、単に「役員が少ないマンション」ではありません。

現在の管理体制そのものの持続性が低下しているかどうかを見ることが重要です。

役員不足が慢性化しているマンション

一度だけ役員候補が見つからなかった場合と、毎年のように候補者探しが難航している場合では意味が違います。

総会が近づくたびに現役員が何人もの区分所有者へ声をかけ、最後には以前役員を務めた人へ再びお願いしているのであれば、個人の善意だけで維持する仕組みに限界が近づいている可能性があります。

見るべきなのは戸数そのものではなく、今後も継続して役員を確保できるかです。

高齢化によって将来の役員確保が難しいマンション

現在は何とか役員を選べていても、数年後まで同じ状態が続くとは限りません。

高齢化が進めば、健康状態や介護、生活環境の変化によって役員を引き受けることが難しくなる人が増える可能性があります。

平均年齢だけで判断するのではなく、現在役員を担っている人が今後も続けられるか、新しい候補がいるか、一部の人だけへ負担が偏っていないかを確認します。

不在所有者の増加が運営へ影響しているマンション

不在所有者が増えると、「現地に住んでいないので役員は難しい」と断る人が増え、実際に住んでいる区分所有者へ負担が集中する場合があります。

ここでも、不在所有者率が一定割合を超えれば外部管理者方式という公式な基準はありません。

見るべきなのは、不在所有者の増加によって、役員選任、理事会、総会、情報共有などへ実際の支障が生じているかです。

高経年化や大規模化によって管理が高度になっているマンション

建物の高経年化が進めば、修繕や設備更新について判断する機会は増えます。

高層マンションでは設備や防災体制が複雑になり、大規模マンションでは契約数や関係者が増えるため、管理そのものが高度になりやすくなります。

専門的な問題が一度だけなら、その都度専門家へ相談する方法で対応できるでしょう。

しかし、高度な判断が継続的に発生するなら、専門性を管理体制へ恒常的に組み込む意味が大きくなります。

理事会が実質的に機能していないマンション

役員名簿はあっても、理事会がほとんど開かれない、重要な議題が何か月も止まっているという場合には、単なる負担軽減ではなく意思決定機能そのものの立て直しが必要です。

大規模修繕や重要契約の期限が迫っているなら、現在の理事会改善と外部管理者方式の検討を並行して進める場合もあります。

管理者を監督する意思が残っているマンション

外部管理者方式が向いているのは、「誰も管理へ関わりたくないマンション」ではありません。

日常業務は外部へ任せたい一方で、重要な事項について説明を受け、必要な意思決定を行い、管理者の報告を確認する意思が残っているマンションの方が適しています。

外部管理者方式は、区分所有者の仕事をゼロにする制度ではありません。

区分所有者が担う仕事を、細かな実務から重要な意思決定と監督へ絞る制度です。

外部管理者方式が向いていないケース

外部管理者方式は選択肢の一つであり、導入しない方がよいマンションもあります。

現在の理事会が十分に機能している

役員を安定して選任でき、理事会も機能し、重要事項について十分な議論ができているのであれば、管理方式そのものを変える必要性は高くありません。

専門的な問題だけ外部専門家へ相談する方法でも十分な場合があります。

財務余力が乏しい

管理費会計が赤字で、修繕積立金にも不足が見込まれる場合、新たな管理者報酬や監事報酬が継続的な負担になります。

役員負担を減らしたい気持ちが強くても、外部管理者方式によって財務問題が自動的に解決するわけではありません。

管理会社への強い不信感が残っている

現在の管理会社への不信感が大きい状態で、その会社をそのまま管理者へすることには慎重さが必要です。

先に管理委託契約や業務品質を確認し、問題が契約、仕様、履行、品質、費用のどこにあるかを整理します。

管理会社の問題と管理方式の問題を混ぜないことが重要です。

区分所有者が完全な丸投げを望んでいる

「費用を払うから何も見たくない」という状態では、管理者への牽制が働きにくくなります。

外部管理者方式でも、区分所有者側に一定の意思決定や監督の役割は残ります。

大規模修繕直前に制度変更を急いでいる

管理者候補、管理規約、報酬、監督体制に加えて、大規模修繕の仕様や施工会社まで同時に判断すると、区分所有者が何について決めているのか分かりにくくなります。

急ぐ事情がないなら、管理方式変更と大規模修繕の検討時期を整理することも考えます。

区分所有者間の対立が激しい

「役員負担を減らしたい」という人と「費用が増えるなら反対」という人が対立することがあります。

こうした意見の違いを多数決だけで処理せず、費用、権限、利益相反、理事会の扱いなど、何に不安を感じているのかを分けます。

反対意見の中には、導入後の制度を安全にするための重要な指摘が含まれていることがあります。

受け皿を確認するために見るべき費用と監督体制

必要性が高いと分かった後は、外部管理者方式を安全に受け入れられるかを確認します。

ここで重要なのが、費用、管理者の権限、監事、利益相反、財産管理、大規模修繕です。

必要性が高いほど「早く任せたい」という気持ちが強くなりがちですが、受け皿を整えずに導入すると、管理組合の負担が別の形へ移る可能性があります。

外部管理者方式の費用は年間総額で見る

外部管理者方式について、全国一律の公的な標準報酬額が定められているわけではありません。

マンションの規模、業務範囲、総会対応、大規模修繕への関与、滞納状況、緊急対応などによって条件は異なります。

そのため、月額報酬だけで比較すると実際の負担を見誤ることがあります。

月額が低くても、臨時総会や規約改正などがすべて追加料金なら、年間総額は高くなる可能性があります。

候補者には、「通常想定される一年間の業務を行った場合の総額」を確認すると比較しやすくなります。

数年後も払えるかを見る

現在の管理費会計だけで判断してはいけません。

修繕積立金、滞納、管理委託費、駐車場収入、今後の大規模修繕や設備更新まで合わせて確認します。

「今年払えるか」ではなく、「数年後も継続できるか」という視点が必要です。

外部管理者の権限を明確にする

外部管理者へ何も任せなければ、日常管理は円滑に進みません。

一方で、権限を広く与えすぎれば、区分所有者が知らない間に重要な判断が進む可能性があります。

総会等で承認された予算の範囲内の日常管理、一定の軽微な修繕、滞納への初期対応などについて、法令や管理規約、契約の範囲で管理者へ一定の権限を与えることが考えられます。

一方、大規模修繕、予算や決算、管理費や修繕積立金の改定、管理規約変更などマンションへ長期的な影響を与える事項については、法令や各マンションの管理規約に従い、管理組合側が必要な意思決定を行う構造を残すことが重要です。

ここで大切なのは、列挙した事項のすべてについて全国一律に同じ総会決議が必要だという意味ではないことです。

具体的にどの機関でどのような決議が必要になるかは、区分所有法などの法令、各マンションの管理規約、具体的な行為の内容によって確認します。

制度設計として重要なのは、管理者へ実務上必要な権限を与える一方で、マンションの将来へ大きな影響を及ぼす判断まで管理組合から見えなくしないことです。

任せることと、見えなくすることを同じにしない。この境界を導入前に明確にします。

管理者を監督する監事を機能させる

外部管理者方式では、「誰を管理者にするか」と同じくらい「誰がその管理者を確認するか」が重要です。

特に理事会を置かない方式では、通常の理事会方式のように他の理事が日常的に理事長の業務を確認する構造がなくなるため、監事の重要性が高まります。

監事は年に一度決算書を見るだけの存在ではありません。

管理者から定期的に報告を受け、財務状況、重要契約、利益相反、区分所有者からの苦情などについて、必要に応じて確認できる体制を作ります。

「管理者は専門家なのだから大丈夫」と思いたくなるかもしれません。しかし、専門家であることと、監督が不要であることは別です。

むしろ、区分所有者が専門的な業務を外部へ任せるほど、その内容を別の立場から確認する仕組みが重要になります。

特に管理業者管理者方式では外部専門家監事を検討する

管理業者管理者方式について、国土交通省のガイドラインでは、外部専門家を監事として活用することが望ましい体制として示されています。

区分所有者側からも監事を選任することが望ましいとされています。

ただし、すべてのマンションで法律上必ず外部専門家監事を選任しなければならないという意味ではありません。

小規模マンションなどで経済的な事情から外部専門家監事を確保することが難しい場合には、区分所有者への定期報告や意見反映の仕組みなどによって監督機能を補う考え方も示されています。

「外部専門家監事がいなければ導入できない」と機械的に判断するのではなく、管理者を実質的に監督できる状態をどう作るのかを考えます。

管理業者管理者方式の利益相反を理解する

管理会社が管理者になる場合、管理組合を代表して業務を執行する立場と、管理サービスや工事を提供する立場との距離が近くなります。

それ自体が不適切という意味ではありません。

マンションの事情をすでに理解している管理会社だからこそ、業務を効率的に進められる場面もあるでしょう。

しかし、自社や関係会社との取引では、管理組合の利益と管理会社側の利益が一致しない可能性があります。

そこで必要になるのが、透明性の高い手続です。

改正法による事前説明と総会承認を分ける

利益相反については、法的な手続を一つにまとめて説明しないことが重要です。

2026年4月施行の制度では、管理業者が管理者となり、法令上対象となる一定の利益相反取引を行おうとする場合に、マンション管理適正化法に基づく事前説明が問題になります。

一方、管理者が管理組合と利益の相反する取引を行う際の承認については、民法上の利益相反代理への対応や管理規約の規定も関係します。

国土交通省の管理業者管理者方式に対応した標準管理規約の書き換え表でも、管理者が自己または第三者のために管理組合と取引する場合などについて、重要な事実を開示し、総会で承認を受ける規定例が示されています。

つまり、「法令に基づく事前説明を行ったので、総会で必要となる承認手続も終わっている」と考えることはできません。

取引相手、取引内容と金額、取引理由、相見積もりの内容やその有無などを確認し、それとは別に、法令や自分たちの管理規約に照らして必要となる承認手続を確認します。

法的義務として何が必要なのかと、安全で透明な運営のためにどのような手続を設けるのかを分けて理解することが大切です。

通帳や印鑑などの財産管理を分ける

管理組合には、多額の修繕積立金が蓄積されていることがあります。

財産管理を「長く付き合っている会社だから安心」という信頼だけへ依存させることは適切ではありません。

誰が預金口座を管理するのか、誰が印鑑等を保管するのか、誰の確認を経て支払いを行うのか、誰が残高を確認するのかを分けます。

管理業者管理者方式では、管理業者が管理組合口座に係る印鑑等を保管しないことが基本となる考え方が示されています。

法令上認められる例外的な場合などに管理業者側で保管するときでも、内部牽制が働く仕組みを確認することが重要です。

社内の内部牽制も確認する

管理業者管理者方式では、「同じ会社なら社内で連携しやすい」という利点がある一方で、財産管理に関する権限が一つの担当や部署へ集中していないかを見る必要があります。

2026年版ガイドラインでは、例外的に管理業者が印鑑等を保管する場合について、管理者事務を担当する部署とは別の部署で印鑑等を保管するなど、内部牽制を働かせる具体的な考え方が示されています。

これは「管理会社を疑う」という発想ではありません。

管理者事務を担当する側だけで重要な財産管理まで完結しないようにし、誤りや不正が起きにくい構造を作るという考え方です。

候補会社へは、印鑑等を誰が保管するのか、管理者事務担当部署との関係はどうなっているのか、支払い時にどのような確認が行われるのかを聞くとよいでしょう。

「社内で適切に管理しています」という説明だけではなく、具体的な確認経路まで聞くことで、相手への好き嫌いではなく仕組みとして安全性を比較できます。

大規模修繕では管理者へ判断を集中させない

外部管理者方式の中でも、特に慎重な設計が必要なのが大規模修繕です。

一度の工事で大きな金額が動き、工事項目も専門的であるため、施工会社の選定や価格の妥当性について区分所有者が不安を感じるのは自然です。

管理業者管理者方式で、管理会社と関係の深い施工会社が候補に含まれれば、「マンションを理解している会社だから安心」と考える人がいる一方、「管理者が薦める会社をそのまま選んで公正なのか」と不安になる人もいるでしょう。

どちらも、管理組合の資金を無駄にしたくないという気持ちから生まれている可能性があります。

この問題を「管理会社を信じるか」という感情だけで処理しないことが重要です。

国土交通省のガイドラインでは、特に管理業者管理者方式の大規模修繕について、原則として管理者は検討へ関与せず、修繕委員会を主体として検討することが望ましいとされています。

管理者が事務局的な役割を担う余地がある場合でも、施工会社など発注先の検討や選定については、管理者が関与しないという考え方が示されています。

これは、管理会社を一律に疑うためではありません。

高額な工事ほど、誰が管理者であっても判断を一か所へ集中させず、複数の立場から確認できる仕組みにするためです。

小規模マンションなどで修繕委員会を組成することが難しい場合には、外部専門家の活用や区分所有者への情報提供などによって透明性を補う必要があります。

管理会社とマンション管理士などをどう比較するか

外部管理者方式を導入する方向が見えてきたら、初めて「誰に任せるか」を考えます。

ここで順番を逆にしないことが重要です。

現在の管理会社から外部管理者方式の提案を受けたからといって、その会社を管理者にすることを前提に制度導入を考えるのではなく、まず外部管理者方式そのものが自分たちに必要かを判断します。

管理会社を候補にする場合

現在の管理会社には、マンションの設備、修繕履歴、会計、契約、居住者対応などについて、すでに多くの情報を持っているという利点があります。

新しい管理者が一から状況を把握するより、運営を始めやすい可能性があります。

一方、管理者として発注を判断する立場と、管理サービスを提供する立場が同じ企業内に存在するため、利益相反への対策が特に重要です。

管理会社への不満は先に整理する

「最近対応が遅い」「見積もりが高い気がする」といった不満がある状態で、その会社へ管理者権限まで与えることには慎重さが必要です。

ただし、不満だけで管理会社変更を決めるのも適切ではありません。

問い合わせへの回答に何日かかったのか、契約で定められた業務が履行されているのか、価格上昇の理由は何なのかを確認し、問題を契約、仕様、履行、品質、費用へ分けます。

この整理をして初めて、「会社そのものを変更する必要があるのか」「契約を改善すればよいのか」が見えてきます。

管理会社への不信感と、外部管理者方式を採用するかどうかの問題は分けて考える必要があります。

マンション管理士などを候補にする場合

マンション管理士などの外部専門家が管理者となる場合、日常管理を受託する管理会社と管理組合を代表する管理者を別の主体にできる可能性があります。

そのため、管理会社から提示された契約や工事を別の立場から確認しやすくなる場合があります。

一方、「マンション管理士だから必ず独立していて安全」と考えるべきでもありません。

管理者としての経験、得意分野、緊急対応、事務所の継続体制、本人が対応できない場合の代替体制、損害賠償への備えなどは候補者ごとに異なります。

資格名ではなく、管理者として実際に年間を通じて業務を担えるかを確認します。

同じ条件で比較する

法律上、何社以上、何人以上を必ず比較しなければならないという全国共通の基準はありません。

それでも、一者だけでは条件の妥当性を判断しにくいため、可能な範囲で複数候補を同じ条件で比較する方が実務的です。

導入すると決めた後の進め方

外部管理者方式の必要性が確認でき、受け皿も作れると判断したら、導入へ向けた具体的な作業へ進みます。

現在の管理規約と契約を確認する

管理者の選任方法、任期、権限、監事、総会などについて、現在の管理規約を確認します。

外部管理者方式へ変更するために、管理規約の変更や新たな契約の締結が必要になる場合もあります。

管理業者管理者方式を採用する場合には、国土交通省が2025年12月12日に公表したマンション標準管理者事務委託契約書や、管理業者管理者方式に対応したマンション標準管理規約の書き換え表も重要な参考資料になります。

ただし、標準資料をそのまま自分たちのマンションへ当てはめればよいわけではありません。

現在の規約や管理体制との違いを確認し、どの条項を変更する必要があるのかを整理します。

所有者へ早い段階から情報を出す

いきなり総会議案として「外部管理者方式へ変更します」と出されても、区分所有者は判断しにくいでしょう。

なぜ現在の管理方式では続けにくいのか、これまでどのような改善策を試したのか、外部管理者方式へ変えた場合に費用や権限、監督体制がどう変わるのかを事前に説明します。

ここでは、賛成を増やすことだけを目的にしない方がよいでしょう。

「費用が高くなるのでは」「管理会社に権限が集中しすぎないか」「理事会をなくして本当に大丈夫なのか」といった不安は、導入を邪魔するだけの意見ではありません。

制度をより安全にするための確認事項でもあります。

第三者による導入適否の相談を利用する

管理組合だけでは判断しにくい場合には、候補管理者とは別の第三者へ相談する方法があります。

ここでいう「導入適否の診断」や「相談」は、国が定めた全国共通の公的制度名ではありません。

管理組合が任意で専門家などへ相談し、役員選任状況、管理規約、所有者構成、管理委託契約、財務状況、修繕積立金、長期修繕計画、大規模修繕予定などを確認しながら、外部管理者方式が本当に必要なのかを検討するものです。

重要なのは、外部管理者方式の導入ありきで相談しないことです。

現在の理事会方式を改善する場合、外部専門家を顧問などとして利用する場合、外部管理者方式へ移る場合を比較し、「現時点では導入しない」という結論も残します。

導入方針が決まってから候補者を探す

候補者探しを最初に行うと、「この会社を管理者にするために外部管理者方式を導入する」という順番になりやすくなります。

本来は逆です。

現在の管理方式では続けにくいことを確認し、外部管理者方式が適切であると判断し、受け皿を整えてから候補者を比較します。

この順番を守ることで、管理組合が候補者側の提案へ必要以上に引っ張られにくくなります。

導入後に本当に改善したかを確認する

外部管理者方式を導入すると、総会決議までの長い準備が終わったことで、「ようやく終わった」と感じるかもしれません。

しかし、本当に重要なのはその後です。

半年後や一年後に、導入前の困りごとへ戻ります。

役員負担は実際に減ったのか、重要な意思決定は進みやすくなったのか、管理者から十分な報告が行われているのか、監事は機能しているのか、費用は想定どおりなのかを確認します。

導入前は「役員不足」が最大の問題だったのに、導入後には「管理者が何をしているのか分からない」という新しい不安が生じることもあります。

その場合には、外部管理者方式そのものをすぐ否定するのではなく、報告方法が不足しているのか、権限が広すぎるのか、監督体制が機能していないのかを分けます。

制度を導入したことではなく、最初の問題が改善したことを成果と考える必要があります。

管理者を変更できる出口を作る

外部管理者方式の導入時には、「誰へ任せるか」に意識が集中します。

しかし、長期的には「必要なときに変更できるか」も同じくらい重要です。

数年後に報酬条件が変わることもあれば、担当体制が変わることもあります。管理組合と管理者の考え方が合わなくなる可能性もあるでしょう。

そのとき、契約を終了したくても必要な資料が返ってこない、後任管理者への引継ぎが決まっていない、次の手続を誰が行うのか分からないという状態は避けなければなりません。

契約期間、中途解約、通知期間、管理資料やデータの返却、財産管理の引継ぎ、後任への説明などを導入前に確認します。

「長く任せたい相手」と「必要なら変更できる仕組み」は矛盾しません。

むしろ出口が明確だからこそ、管理組合と管理者が対等な関係を維持しやすくなります。

外部管理者方式のよくある質問

外部管理者方式はどんなマンションでも導入できますか

幅広いマンションで検討できますが、現在の管理規約や管理方式によって必要な手続は異なります。

管理者の選任方法、権限、任期、監事、総会などを確認し、必要であれば管理規約や契約内容を変更します。

法的に導入できることと、そのマンションで導入することが適切であるかは別に考える必要があります。

理事のなり手がいないだけでも導入すべきですか

役員不足は重要なきっかけですが、それだけで直ちに導入すべきとは限りません。

役員数や理事会開催方法、業務分担、外部専門家の支援などによって改善できる場合があります。

それでも管理者や役員を継続して確保できず、重要事項が停滞するのであれば、外部管理者方式の必要性は高まります。

管理会社とマンション管理士ではどちらがよいですか

一律には決められません。

管理会社には、すでにマンションの事情を把握していることや、組織として対応できる可能性があるという利点があります。

一方、管理者と管理サービスの提供者が同じ企業になるため、利益相反への対策が特に重要です。

マンション管理士などの外部専門家は、管理会社とは別の立場で契約等を確認しやすい場合がありますが、管理者としての経験、緊急対応、継続体制は候補者ごとに確認する必要があります。

外部管理者方式にすると理事会はなくなりますか

必ずしもなくなりません。

外部管理者を置きながら区分所有者側の理事会を残し、理事会が管理者を監督する方式があります。

一方、理事会を置かず、総会や監事を中心に監督する方式もあります。

また、外部専門家が単に理事や監事として参加しているだけで、その専門家自身が管理者ではない場合には、外部管理者方式とは限りません。

外部管理者を誰が監督しますか

監事が重要な役割を担います。

管理者の業務執行や財産状況を確認し、必要な場合には問題を指摘します。

ただし、最終的な管理主体は管理組合です。

区分所有者も、法令や管理規約に従って重要な意思決定を行い、管理者の再任や解任などを判断します。

候補者は何社または何人比較すればよいですか

法律上、全国一律の候補数は決められていません。

一者だけでは費用や業務条件の妥当性を判断しにくいため、可能であれば複数候補を同じ条件で比較した方がよいでしょう。

見るべきなのは候補数そのものではなく、年間総額、業務範囲、利益相反、監督体制、大規模修繕への関与、緊急対応、契約終了時の条件です。

まとめ

外部管理者方式が向いているかどうかを判断するとき、最も重要なのは「役員不足」という一つの事実だけを見ないことです。

判断は、現在の管理方式を変える必要性と、外部管理者を安全に受け入れられる受け皿という二つの軸で行います。

役員不足や不在所有者の増加、管理業務の高度化などによって現在の理事会方式が持続しにくくなっているのであれば、外部管理者方式を検討する理由があります。

一方で、費用を継続して負担できない、監事を確保できない、財産管理や利益相反への対策を作れない状態なら、必要性が高くてもすぐ導入するべきとは限りません。

また、外部専門家へ相談することと、管理者そのものを外部化することは同じではありません。専門知識が不足しているだけなら、現在の理事会を残しながら顧問や外部役員を活用する方法もあります。

特に管理業者管理者方式では、利益相反、財産管理、大規模修繕時の発注先選定、監事による監督を丁寧に設計する必要があります。

そして、候補者選びから始めないことも重要です。

まず現在の問題を整理し、外部管理者方式が本当に必要なのかを判断します。必要性が確認できたら受け皿を整え、その後で管理会社やマンション管理士などの候補者を同じ条件で比較します。

導入後には、最初に困っていた問題が本当に改善したかを確認し、必要に応じて契約や運用を見直します。

「役員がいないから、もう外部へ任せるしかない」という追い詰められた判断ではなく、「今後も管理組合として必要な意思決定を続けるため、どの仕事を外部へ任せるのか」を考える。

この順番を守ることが、外部管理者方式を単なる役員不足対策ではなく、マンション管理を持続させるための現実的な選択肢にする第一歩ではないでしょうか。

参考資料

国土交通省 外部管理者方式等に関するガイドライン改訂資料

2026年4月1日改訂。外部管理者方式、管理業者管理者方式、利益相反、監督体制、通帳・印鑑等の保管、大規模修繕などを確認する際の主軸となる資料です。

国土交通省 マンション標準管理者事務委託契約書等

2025年12月12日策定・改正。マンション標準管理者事務委託契約書、マンション標準管理委託契約書、管理業者管理者方式を採用した場合のマンション標準管理規約書き換え表が掲載されています。

国土交通省 マンション標準管理規約

2025年10月17日改正。各マンションの管理規約そのものではなく、管理規約を作成・変更するときの標準的な考え方を確認するための資料です。

国土交通省 マンション管理適正化法施行規則の一部改正

管理業者が管理者となる場合の一定の利益相反取引に関する事前説明など、2026年4月施行の制度を確認する際の参考資料です。