「管理規約を見せてほしいと言われたのに、どこを探しても見つからない」。理事長や理事としてこの状況に直面すると、単に書類が一冊足りないという話では済まないように感じるかもしれません。
これまでの総会は正しく行われていたのか、毎月徴収している管理費や修繕積立金には根拠があるのか、漏水やリフォームの問題が起きたときには何を基準として判断すればよいのかと、不安は次々に広がっていきます。特に、自分の任期になって初めて問題へ気付いた場合には、「なぜ今まで確認されていなかったのだろう」と戸惑う一方で、自分がすべて解決しなければならないような責任まで感じることがあります。
最初に結論を整理すると、管理規約が見つからないからといって、それだけで直ちに違法なマンションになるわけではありません。また、区分所有法第3条に基づく管理のための団体まで存在しなくなるわけでもありません。
ただし、管理規約が本当にない、または現在有効な内容を確認できない状態では、管理費、総会、専有部分工事、駐車場、共用部分の修繕などについて、管理組合として同じ基準で判断しにくくなります。
そこで最初に行うべきなのは、新しい規約を書くことではありません。
本当に管理規約が設定されていないのか、以前は存在したものの紛失しているのか、過去の改正が本文へ反映されていないのか、古い規約を使い続けているのかを切り分けることが出発点です。
2026年4月1日には改正区分所有法が施行され、それに先立つ2025年10月17日には国土交通省のマンション標準管理規約も改正されました。国土交通省は標準管理規約を、各マンションが管理規約を作成・改正するときのひな型として位置付けています。現在は「規約があるか」だけではなく、見つかった規約が現行法と整合しているかまで確認する必要があります。
この記事では、マンションに管理規約がない、または見つからないときに何が問題になりやすいのかを整理したうえで、現状確認から規約整備、区分所有者への説明、決議、専門家への相談までを一つの流れとして解説します。
マンションに管理規約がないケースはある
分譲マンションでは、分譲時にデベロッパーなどが原始管理規約を用意し、購入者へ引き継いでいるケースが一般的です。
ところが、築年数が長いマンションや自主管理マンションでは、役員交代を何度も繰り返すうちに資料が分散し、現在有効な管理規約を誰も提示できなくなることがあります。
管理室にあると思っていた規約を実際には元理事長が保管していたり、以前の管理会社から引き継がれていると思っていた資料が見つからなかったりすると、「管理規約そのものがない」のか「どこかには存在するものの見つからない」のかさえ分からなくなります。
そのため、「マンションに管理規約がない」という状態は、一つの問題として扱うのではなく、いくつかの状態へ切り分けて考えることが重要です。
管理規約そのものを確認できないケース
築年数が長い小規模マンションなどでは、現存する資料を調査しても、管理規約を設定した記録そのものが確認できない場合があります。
管理規約が確認できないという事実だけから、直ちに「違法なマンション」と断定することは適切ではありません。区分所有法第3条は、区分所有者全員が建物や敷地などを管理するための団体を構成することを定めており、規約の有無とは別に管理のための団体が成立する仕組みになっています。
一方、法律はそれぞれのマンションにある駐車場の使い方、役員任期、ペット飼育、専有部分工事の申請方法まで個別具体的に決めてくれるものではありません。
法律上の原則だけで管理を続けようとすれば、何か問題が起きるたびに過去の決議、契約、建物固有の事情を個別に調べる必要があります。長く住んでいる人が理事を務めている間は「昔からこうしている」で運営できても、その人が退任した途端に判断理由が分からなくなることがあります。
管理規約を紛失しているケース
過去の総会議事録には「管理規約第○条を変更する」と書かれているにもかかわらず、肝心の管理規約本文が見つからないケースがあります。
この場合は、最初から管理規約が存在しなかったのではなく、長年の資料保管や役員交代の途中で所在が分からなくなった可能性があります。
そこで新しい規約を急いで作れば、後から旧規約や原始規約が見つかり、新たに作成した規約との関係をもう一度整理しなければならなくなるかもしれません。
特に、駐車場、附属建物、専用使用部分など、そのマンション固有の権利関係が古い規約に記載されていた場合には、単に新しいひな型へ置き換えるだけでは済まないことがあります。
改正履歴が管理規約本文へ反映されていないケース
管理規約冊子が一冊見つかったからといって、それが現在有効な全文とは限りません。
たとえば2012年版の管理規約が残っていても、2017年、2021年、2025年の総会で複数の条文を変更していれば、2012年版だけを読んでも現在の管理規約は分かりません。
日常の理事会では問題になった条文だけを確認することが多いため、総会で改正を決議していても、変更後の全文を作り直さないまま何年も経過することがあります。
この状態では「管理規約はある」という安心感がある分、かえって問題の発見が遅くなります。
古い管理規約を使い続けているケース
管理規約も改正履歴も確認できるものの、長期間見直されていないケースもあります。
古いという理由だけで管理規約全体が無効になるわけではありません。
しかし、2026年4月1日以降、改正区分所有法と抵触する既存規約の規定については、その抵触する部分の効力が失われます。したがって、「規約に書いてあるから」という理由だけで、現在法と矛盾する手続を続けることはできません。
ここで注意したいのは、古い規約全体が一括して無効になるという意味ではないことです。
建物固有の権利関係や過去の事故を踏まえて設けられた独自規定など、現在も必要性が残っている条文まで削除する必要があるとは限りません。
規約を確認するときには、「標準管理規約と違うか」だけを見るのではなく、「なぜ違うのか、その理由は現在も残っているのか」を確かめることが重要です。
管理規約がなくても管理のための団体は存在する
管理規約が見つからないと、「それなら自分たちには正式な管理組合そのものがないのではないか」と心配する人もいます。
ここでは、法律上の言葉を正確に整理しておきましょう。
区分所有法第3条が直接使っている言葉は「管理組合」ではなく「団体」です。同条では、区分所有者全員が建物、その敷地、附属施設を管理するための団体を構成すると定めています。実務上、この第3条の団体が一般に「管理組合」と呼ばれています。
したがって、管理規約が見つからないからといって、区分所有者全員による管理のための団体まで存在しないと考える必要はありません。
なお、「管理組合法人」は所定の法人化手続を経た別の概念です。一般に管理組合と呼ばれている第3条の団体と、管理組合法人は区別して考える必要があります。
管理規約がない場合に困るのは、管理組合の存在そのものではありません。
総会、管理費、役員、修繕、駐車場、専有部分工事などについて、担当者が変わっても同じ判断を続けるための具体的な基準が不足しやすいことです。
管理規約がないと困りやすいこと
管理規約を確認できなくても、これまで大きなトラブルがなかったマンションでは、「何十年もこれでやってきたのだから、このままでもよいのではないか」と感じる人もいるでしょう。
そう感じるのには理由があります。規約の不足は、住民の利害が一致している平穏な時期には表面化しにくいからです。
ところが、漏水、管理費滞納、駐車場、大規模修繕など、お金や権利に関わる問題が起こると、それまで曖昧だった判断基準が急に問題になります。
専有部分と共用部分の境界で迷いやすい
漏水事故が発生したとき、室内で水が漏れているという事実だけでは、区分所有者と管理組合のどちらが修繕を担当するのか判断できないことがあります。
窓、玄関扉、バルコニー、給排水管などは、一般的な感覚だけで専有部分と共用部分を分けられない場合があります。
区分所有者側では「自分の部屋なのだから全部自己負担なのか」と不安になり、管理組合側では「共用設備が原因なら組合で対応する必要があるのではないか」と考えます。
管理規約があれば、すべての事故が自動的に解決するわけではありません。それでも、双方が何を確認すればよいのかという共通の出発点を持つことができます。
ペットやリフォームの扱いが人によって変わる
ペット飼育、フローリング工事、民泊、事務所利用などが文書化されていなければ、過去の理事長や管理会社担当者による説明が事実上の判断基準になることがあります。
そこで新しい理事会が違う判断をすると、「前の理事長には認められたのに、なぜ今回は駄目なのか」という不満が生じます。
住民が強く反発している理由は、禁止されたこと自体ではなく、「自分だけ違う扱いをされているのではないか」という不公平感かもしれません。
管理規約や使用細則を整える意味は、禁止事項を増やすことではありません。同じ条件について同じ基準で判断し、その理由を説明できる状態を作ることにもあります。
管理費と修繕積立金を説明しにくい
管理規約がないからといって、共用部分の管理に必要な費用負担そのものがなくなるわけではありません。
しかし、実際の管理では、毎月いくら徴収するのか、いつ支払うのか、負担割合をどのように決めるのか、金額を変更するときにどのような手続を行うのかまで具体化する必要があります。
長年同じ金額を徴収している間は疑問が出なくても、値上げを検討した途端、「現在の金額はいつ決められたのか」と質問されることがあります。
区分所有者にとって管理費や修繕積立金は毎月家計から支出するお金ですから、根拠を知りたいと考えるのは自然です。
理事会としても、「昔からこの金額だから」ではなく、規約、総会決議、予算、長期修繕計画などを基に説明できる状態にしておく必要があります。
管理費滞納への対応が難しくなる
管理費等の滞納が発生すれば、支払期日、督促方法、遅延損害金、督促費用、法的手続などを検討することになります。
規約で具体的な手続が整理されていれば対応方針を決めやすくなりますが、何も定められていなければ、個別に確認しなければならない法的論点が増えます。
さらに滞納問題では、滞納者だけを見ていればよいわけではありません。
毎月きちんと支払っている区分所有者から見れば、長期間対応が進まないことで「支払っている人だけが負担しているのではないか」という不公平感が生まれ、管理組合そのものへの不信につながる場合があります。
総会の手続を誤りやすくなる
誰が集会を招集するのか、何日前までに通知するのか、何人が出席すれば規約変更を決議できるのかという問題は、管理組合の意思決定そのものに関係します。
2026年4月1日の改正区分所有法施行後は、規約の設定・変更・廃止などについて定足数と決議要件が変わり、招集通知についても現在法に合わせた対応が必要になっています。
古い規約や以前の総会マニュアルをそのまま利用すると、現在法と手続がずれる可能性があります。
さらに、理事会では何か月も検討してきた議案であっても、一般の区分所有者にとっては招集通知が最初に読む説明かもしれません。
理事会側では十分に検討したつもりでも、住民側から見れば「突然届いた変更案」に見えることがあります。総会手続では法律上の形式だけでなく、こうした情報量の差も考える必要があります。
駐車場や駐輪場で既得権意識が生まれやすい
駐車場のように利用できる人数が限られている設備では、長年の運用が事実上の権利のように受け止められることがあります。
20年以上同じ人が駐車場を利用していれば、その人にとっては今後も利用できることが当然に感じられるでしょう。
一方、新しくマンションを取得した人から見れば、なぜ一部の人だけが長期間使い続けられるのか疑問に感じることがあります。
こうした状況で過去の契約や総会決議を確認せず、新しいルールだけを導入すれば大きな反発につながる可能性があります。
規約整備では、現在どう運用しているかだけではなく、なぜその運用になったのかを確認することが重要です。
売却時に管理状態を説明しにくい
マンションを売却するときには、管理規約、使用細則、管理費、修繕積立金、修繕履歴などの管理情報が確認されます。
管理規約が確認できないから必ず融資が受けられない、必ず売却価格が下がるとまではいえません。
それでも、現在有効な規約を提示できなければ、管理体制について追加の確認や説明を求められる可能性があります。
管理規約を整理することは、現在暮らしている人だけでなく、将来そのマンションを取得する人へ管理状態を説明するためにも意味があります。
管理規約がないとき最初に行う確認
管理規約が見つからないと、新しい規約を作ることへ意識が向きやすくなります。
しかし、最初に行うべきなのは文章作成ではありません。
管理規約が本当に設定されていないのかを確認し、設定されている場合には現在どの内容が有効なのかを整理することが先です。
まず確認したい5つのポイント
最初に現在保管されている管理規約と旧規約を確認し、その後、過去の総会議事録を年度順に調べます。総会で規約改正を決議しているにもかかわらず、管理規約冊子へ変更内容が反映されていないことがあるからです。
次に、分譲時の重要事項説明書、売買関係資料、原始管理規約などを確認します。理事会の保管資料に残っていなくても、長期間所有している区分所有者が当時の書類を保管していることがあります。
管理会社へ委託している場合には、現在の管理会社が保有している規約データや過去の総会資料も確認します。以前に管理会社を変更しているなら、旧管理会社からの引継資料も手掛かりになります。
さらに、登記事項証明書や建物図面などから建物、土地、規約共用部分などの権利関係を整理します。ただし、一般的な管理規約全文が法務局へ登記されるわけではないため、登記に管理規約全文が記載されていないことを理由に「規約は存在しない」と判断することはできません。
最後に、「駐車場利用規則」「リフォーム工事申請」「ペット飼育について」といった申合わせ文書や現在の運用を確認します。これらが正式な管理規約と同じ効力を持つとは限りませんが、これまで管理組合がどのように判断してきたのかを把握する重要な材料になります。
管理規約確認で集めたい書類
| 分類 | 主な確認書類 | 主な確認目的 |
|---|---|---|
| 規約関係 | 現行規約 旧規約 原始規約 使用細則 新旧対照表 | 規約の有無と現在有効な内容 |
| 総会関係 | 総会議案書 通常総会議事録 臨時総会議事録 | 規約設定や変更の履歴 |
| 理事会関係 | 理事会議事録 役員名簿 引継書 | 現在の運用方法 |
| 会計関係 | 予算書 決算書 管理費一覧 修繕積立金一覧 | 費用負担と徴収方法 |
| 修繕関係 | 長期修繕計画 大規模修繕資料 設備資料 | 将来の修繕と積立金 |
| 権利関係 | 登記事項証明書 公図 建物図面 | 管理対象と権利関係 |
| 分譲時資料 | 重要事項説明書 売買関係資料 分譲パンフレット | 当初の規約や権利関係 |
| 契約関係 | 管理委託契約書 駐車場契約書 保険契約書 | 外部契約と管理範囲 |
| 生活ルール | ペット細則 工事細則 駐輪場細則 申合わせ文書 | 実際の生活ルール |
| 名簿関係 | 区分所有者名簿 居住者名簿 連絡先資料 | 総会通知と管理上の連絡 |
すべての資料がそろわなければ先へ進めないわけではありません。
「確認できた資料」「見つからない資料」「まだ調査先が残っている資料」を区別して記録しておけば、それ自体が次の役員へ引き継ぐ重要な情報になります。
管理規約未整備度チェックリスト
次の項目は、違法性を判定するためのものではありません。現在の規約や関連文書について、どの程度の整理が必要なのかを確認するためのチェック項目です。
- 管理規約が設定されているのか確認できない
- 現在有効な管理規約を理事会が提示できない
- 管理規約原本の保管場所が分からない
- 最後に規約を改正した時期を把握していない
- 過去の規約改正を反映した全文版が存在しない
- 総会議事録が年度順に整理されていない
- 使用細則の最新版が分からない
- 管理費や修繕積立金を決めた経緯を説明できない
- 駐車場や駐輪場が慣行だけで運用されている
- ペットや専有部分工事の判断基準が曖昧
- 専有部分と共用部分の区分を説明できない
- 役員の任期や選任方法が規約と実際の運用で違う
- 2025年改正マンション標準管理規約と比較していない
- 2026年施行の改正区分所有法との整合を確認していない
- 区分所有者の住所や連絡先を更新する仕組みがない
- 国外居住者や所在等不明区分所有者への対応方法が分からない
- 管理会社だけが最新版を保管している
一つ該当しただけで深刻な管理不全だと判断する必要はありません。
しかし、「規約の有無が分からない」「総会議事録も整理されていない」「費用負担の根拠も説明できない」という問題が重なっている場合は、規約だけではなく、文書管理や管理組合運営全体を点検する意味があります。
管理規約を整備する基本の7ステップ
資料確認が終わった後は、規約作成、法改正対応、住民説明などを別々の仕事として考えるより、一つの工程として整理したほうが現在地を把握しやすくなります。
基本的には、次の順番で進めると無理がありません。
STEP1 現行規約の有無と内容を確定する
最初に行うのは、新しい標準管理規約との比較ではありません。
現存する管理規約、原始規約、過去の総会議事録、改正履歴、使用細則、別表などを確認し、そもそも管理規約が設定されているのか、設定されている場合には現在どの内容が有効なのかを整理します。
この表現が重要なのは、この記事が「規約は存在するが見つからないマンション」だけではなく、調査しても設定の記録そのものを確認できないマンションも対象としているからです。
規約が存在すると分かった場合には現在有効な全文を復元し、どう調べても規約設定を確認できない場合には、「規約が存在することを前提とした改正」ではなく、新たな規約設定を検討する段階へ進みます。
STEP2 現在の管理実態を整理する
次に、実際のマンション管理がどのように行われているのかを整理します。
管理費、修繕積立金、役員、駐車場、工事申請、ペット、総会運営などについて、最初から正しいか間違っているかを判断するのではなく、現在どうしているのかを書き出します。
規約には書かれていないのに長年続いている運用がある場合は、なぜその扱いになったのかも確認します。
理由が分からない運用と、建物固有の事情から意図的に採用された運用では、その後の扱いが異なるからです。
STEP3 現行法と標準管理規約との差を確認する
現行規約の有無と現在の運用が分かったら、2026年時点の区分所有法と2025年改正マンション標準管理規約を確認します。
規約が存在するマンションでは、最初に現行法へ抵触する条文がないかを確認します。
本当に規約が設定されていないマンションでは、標準管理規約を有力なひな型として参照しながら、自分たちの建物に必要な基本ルールを整理します。
ただし、標準管理規約と違う部分をすべて標準へ合わせる必要はありません。国土交通省も標準管理規約を管理規約作成・改正のためのひな型として位置付けています。
STEP4 全面改正か新規設定か部分改正かを決める
ここでは、マンションの現在地によって対応が分かれます。
そもそも有効な規約の設定を確認できない場合には、新たな規約設定を検討します。
現在有効な規約は明確で、問題が一部の条文に限定されている場合には、部分改正で対応できる可能性があります。
一方、規約自体は存在するものの、改正履歴が大量に積み重なって全文へ反映されていない場合や、条文同士の矛盾が広範囲に及ぶ場合には全面改正を検討する意味があります。
全面改正も、古い規約を全部捨てる作業ではありません。
特殊な駐車場の権利関係、独自設備、過去の事故から設けられた工事ルールなど、現在も必要な独自規定があれば、制定された理由を確認したうえで残すことを検討します。
STEP5 管理規約と使用細則を分ける
管理組合の基本構造、区分所有者の権利義務、管理対象、費用負担、総会、役員などは管理規約で整理します。
一方、駐車場の申込方法、駐輪シールの交付、工事申請の具体的な提出方法など、日常運用に近い事項は使用細則へ分ける方法があります。
すべてを管理規約本文へ入れると、小さな運用変更のたびに規約変更が必要になりかねません。
もっとも、重要な権利制限まで理事会で簡単に変えられる細則へ移せばよいわけでもないため、管理組合の基本ルールと日常の運用ルールを切り分けます。
STEP6 区分所有者へ説明して適切に決議する
規約案が完成しても、直ちに採決へ進むことが常に最善とは限りません。
ペット、駐車場、店舗、専用使用権、管理費などは、区分所有者の生活や財産へ直接関係します。
理事会にとって合理的な案でも、住民には「今まで使えていたものを突然使えなくされる」「また負担が増える」と感じられるかもしれません。
反対意見が出た場合も、単なる理解不足と考えないことが重要です。
規約案そのものを見直す必要があるのか、説明が不足しているのか、一定の経過措置が必要なのかを区別することで、採決だけを目的としない合意形成につながります。
規約の設定や変更に必要となる現在の法的手続については、後述する2026年改正区分所有法の事項を確認します。
STEP7 最新版を一本化して保管する
規約の設定や改正が終わった後は、総会議事録を保管するだけで作業を終了しないことが重要です。
改正後の管理規約全文、新旧対照表、使用細則、総会議事録、関連申請書などを整理し、現在有効な文書がどれなのかをすぐ確認できる状態にします。
本当に規約が存在しなかったマンションで新規設定した場合も、この時点で初めて管理規約と関連文書を体系的に保管する仕組みを作れます。
今回担当した理事には事情が分かっていても、数年後の理事長が同じ資料へたどり着けなければ、管理組合として知識を残したことにはなりません。
2026年改正で管理規約整備時に確認したい事項
2026年4月1日に改正区分所有法が施行されています。法務省は、区分所有法に関する改正部分について同日から施行すると案内しており、国土交通省もこれに合わせて2025年10月17日にマンション標準管理規約を改正しています。
この記事の主題は区分所有法改正そのものではありません。
そのため、管理規約を新規設定・変更するときに影響が大きい部分へ絞って確認します。
古い管理規約と現行法の関係
古い規約だからといって、管理規約全体が無効になるわけではありません。
一方、2026年4月1日以降、改正区分所有法と抵触する既存規約の規定については、その抵触する部分の効力が失われます。
たとえば、現在の法律で認められない短い招集通知期間を古い規約が定めている場合に、「自分たちの規約ではそうなっている」という理由だけで、その手続を続けることはできません。
したがって、古い管理規約を見つけた場合には、「古いから全部作り直す」でも「冊子があるから全部そのまま使える」でもなく、現在法と抵触する部分を確認する必要があります。
規約変更の定足数と決議要件
現行区分所有法第31条では、規約の設定、変更または廃止について、原則として議決権を有しない者を除く区分所有者の過半数であって、議決権の過半数を有する者が出席することが定足数となります。
そのうえで、出席した区分所有者とその議決権の各4分の3以上で決議します。
また、規約によって法定割合を上回る定足数を定めている場合には、そのより高い割合も満たす必要があります。
以前の制度でも「4分の3」という数字が使われていたため、数字だけを見れば変わっていないように感じるかもしれません。
しかし、何を母数として4分の3を判断するのかという制度構造が重要です。規約改正を行う際には、古い総会運営マニュアルをそのまま使うのではなく、現在の区分所有法と自分たちの規約を確認します。
招集通知ではすべての議案について議案の要領を示す
2026年4月1日以降は、集会の招集通知について、会議の目的となる事項と議案の要領を示す仕組みが原則となっています。
旧法でも規約変更など一定の重要議案では議案の要領を知らせる必要がありました。
今回の改正で押さえたいのは、「議案の要領」という概念が初めて作られたことではなく、すべての議案について議案の要領を示す仕組みになったことです。
また、通知期間については少なくとも会日の1週間前が原則となり、規約によってこれより短くすることはできません。自分たちの管理規約でより長い通知期間を定めている場合には、その規約上の期間も確認する必要があります。
こうした手続は、単なる形式ではありません。
理事会では半年間検討してきた議案でも、一般の区分所有者にとっては招集通知が初めて目にする説明かもしれません。
招集通知を「開催日時を知らせる紙」ではなく、住民が何について賛否を判断するのかを理解するための入口として考える必要があります。
第45条には書面や電磁的方法による例外がある
一般の管理組合では、まず集会を開いて適切に決議することを基本として考えると分かりやすいでしょう。そのうえで、実際の集会を開かずに書面や電磁的方法を使いたい場合には、区分所有法第45条のどの仕組みを利用するのかを個別に確認します。
第45条第1項では、議決権を有しない者を除く区分所有者全員が、その方法で決議することを承諾した場合に、書面または電磁的方法によって決議する仕組みがあります。
同条第2項では、決めようとしている事項について、議決権を有しない者を除く区分所有者全員が書面または電磁的方法によって合意した場合に、決議があったものとみなす仕組みがあります。
両者は似ていますが、同じ制度ではありません。
第1項は、書面や電磁的方法で「決議すること」について全員の承諾を得た後に決議する仕組みです。
第2項は、決めようとしている事項そのものについて全員の合意が成立している場合の制度です。
| 第45条第1項 | 同条第2項 |
|---|---|
| 第1項は、書面や電磁的方法で「決議すること」について全員の承諾を得た後に決議する仕組みです。 | 第2項は、決めようとしている事項そのものについて全員の合意が成立している場合の制度です。 |
さらに、区分所有法施行規則第6条が定める、使用する電磁的方法の種類や内容などをあらかじめ示して承諾を得る手続は、第45条第1項に基づいて電磁的方法による決議を行う場合についてのものです。
そのため、「全員メールを使えるから電子投票にすれば総会は不要」と単純に考えるのではなく、実際に利用する場合は第45条のどの手続なのかを確認する必要があります。
所在等不明区分所有者への対応
高経年マンションでは、相続後の所有者が分からなくなったり、長期間連絡が取れない区分所有者が生じたりすることがあります。
改正法では、一定の要件の下で裁判所の手続を利用し、所在等不明区分所有者が関係する意思決定を円滑化する制度が整備されています。
ただし、郵便が戻ってきた、電話がつながらないという理由だけで、理事会が独自判断で総会の人数や議決権から除外できるわけではありません。
規約見直しを行うときは、総会の決議方法だけでなく、区分所有者名簿や連絡先を日常的に更新する仕組みについても確認するとよいでしょう。
国外居住者と国内管理人
国外に居住する区分所有者がいる場合には、総会通知、管理費請求、緊急時の連絡などで国内居住者とは違った課題が生じます。
2025年改正マンション標準管理規約では、法改正を踏まえた国外居住区分所有者や国内管理人に関係する内容も見直されています。国土交通省は今回の標準管理規約改正に、総会手続や決議要件を含む管理組合運営上重要な内容が含まれると案内しています。
国外居住者がいるから直ちに特定の制度を使わなければならないわけではありませんが、連絡が難しくなっている住戸がある場合には規約見直しの機会に確認する意味があります。
共用部分管理と専有部分への対応
共用配管などを更新する場合、工事が共用部分だけでは完結せず、住戸内部にある専有部分について一定の保存行為等が必要になることがあります。
ここで重要なのは、2026年施行の改正区分所有法によって、管理組合が一般的・無条件に専有部分へ工事できるようになったわけではないということです。
現行法には、共用部分の変更または管理に伴って必要となる専有部分の保存行為等について、一定の要件の下で、規約に必要な定めを置く場合などに集会決議で扱う仕組みがあります。
つまり、「専有部分だから管理組合は絶対に関与できない」と考えることも、「共用部分のためなら管理組合が自由に工事できる」と考えることも適切ではありません。
具体的な工事では、工事内容、管理規約の定め、必要な決議、特定の区分所有者へ与える影響などを確認する必要があります。
規約見直しの目的も、管理組合が住戸内部へ入りやすくすることではありません。
将来、共用部分の維持に専有部分への対応が必要になったときに、どの条件と手続で判断するのかを明確にしておくことにあります。
マンション標準管理規約をそのまま使えばよいのか
本当に管理規約が設定されていなかった場合、「それなら国土交通省の標準管理規約をそのまま採用すれば早いのではないか」と考えるかもしれません。
マンション標準管理規約は、規約を新たに作成したり既存規約を改正したりするうえで非常に有用な資料です。
しかし、法律そのものではありません。
国土交通省も、マンション標準管理規約を管理規約の作成・改正時に利用できる「ひな型」として公表しています。また、単棟型、団地型、複合用途型が用意されています。
したがって、標準管理規約と違うから直ちに違法になるわけではありません。
反対に、一字一句同じものを採用したから、自分たちのマンションに適した規約になるとも限りません。
駐車場、附属施設、店舗、専用使用部分、役員体制など、そのマンション固有の事情を確認したうえで内容を調整する必要があります。
特に既存の規約を全面改正する場合には、古い独自条文を削除する前に、「なぜこの条文が存在したのか」を確認することが重要です。
過去の漏水事故を受けて設けた工事ルールなど、その理由が現在も残っているのであれば、標準管理規約より詳しい独自規定を維持することに合理性がある場合もあります。
自分たちで作成する場合と専門家へ相談する場合
管理規約は、必ず専門家へ全面委託しなければ作成できないものではありません。
現行規約の有無や内容が明確で、改正履歴も整理され、検討する問題が限定されている場合には、理事会で標準管理規約を確認しながら検討できることもあります。
自分たちで進める利点は、マンションの生活実態を最もよく知っている人が話し合えることです。
駐車場の利用状況、役員のなり手、過去に起きた住民トラブルなどは、外部専門家よりも現在暮らしている人たちのほうが詳しい場合があります。
一方、そもそも規約設定の有無が分からない、複数の旧規約が混在している、改正履歴を復元できない、団地型や複合用途型で権利関係が複雑といった場合には、理事会だけで整理する負担が大きくなります。
また、専用使用権や店舗部分の費用負担など、特定の区分所有者へ大きな影響を与える問題では、単なる文章作成では済まないことがあります。
自分たちで対応するか専門家へ相談するかは、知識の有無だけで決めるのではなく、資料の整理状況、権利関係の複雑さ、理事会が使える時間などを踏まえて判断することが重要です。
管理会社とマンション管理士と弁護士の役割
管理会社へ管理を委託している場合、管理規約や過去の総会資料の所在を確認するため、まず管理会社へ問い合わせることは合理的です。
日常の管理実務を担当している管理会社であれば、現在の運用や過去の資料について情報を持っている可能性があります。
一方、管理会社は管理組合と管理委託契約を締結している契約相手でもあります。
管理委託契約そのものを見直したい場合や、管理会社の業務内容にも関係する規約変更では、管理組合側から独立したマンション管理士へ相談する意味があります。
さらに、既に具体的な権利紛争が発生している場合や、訴訟、法的請求などを検討する場合には、弁護士への相談が必要になることがあります。
管理会社かマンション管理士かという二者択一ではなく、事実確認、管理実務、規約整備、法律紛争という役割に応じて相談先を分けることが大切です。
マンション管理士へ相談する前に準備したい資料
| 準備したい資料 | 主に確認できること |
|---|---|
| 現在確認できる管理規約や旧規約 | 規約の有無と現行内容 |
| 使用細則 | 規約と生活ルールの関係 |
| 過去の総会議案書 | 過去に提案された変更 |
| 過去の総会議事録 | 規約設定や改正の履歴 |
| 管理委託契約書 | 管理会社の業務範囲 |
| 長期修繕計画 | 修繕方針と積立金 |
| 登記事項証明書 | 建物や土地の権利関係 |
| 配置図や平面図 | 管理対象と設備 |
| 分譲時資料 | 原始規約や当初の権利関係 |
| 現在困っている事項のメモ | 相談内容の優先順位 |
専門家へ相談するときは、すべての資料を完璧にそろえることよりも、「何が分かっていて、何が分からないのか」を整理することが重要です。
「管理規約を全部作り直してください」と依頼するより、「そもそも規約が設定されているのか確認できない」「現行規約がどれか分からない」「改正区分所有法と整合しているか確認したい」と問題を具体化したほうが、必要な支援範囲を判断しやすくなります。
管理規約の作成と見直しにかかる費用
管理規約の作成や見直しについて、全国共通の公定料金はありません。
マンションの戸数、建物形態、現在の規約の状態、資料調査の量、使用細則まで見直すのか、住民説明会や総会支援まで依頼するのかによって業務量が変わります。
そのため、「規約改正はいくらが相場なのか」という金額だけで依頼先を比較すると、実際に受けられる業務内容を見誤る可能性があります。
現状調査、新旧対照表、規約案、使用細則、理事会への出席、住民説明、総会支援など、見積金額に何が含まれているのかを確認してください。
そもそも新規設定が必要なのか、全面改正なのか、部分改正で済むのかも判断できていない段階なら、最初から大きな業務契約を結ばず、スポット相談などで現在の状態を整理してから依頼範囲を決める方法もあります。
管理規約がない場合のFAQ
- 管理規約がないマンションは違法ですか
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管理規約がない、または確認できないという事実だけで、直ちに違法なマンションと断定することは適切ではありません。
ただし、管理や使用に関する具体的な判断基準が不足しやすくなるため、まず規約の有無と過去の資料を確認し、必要な範囲で整備することが重要です。
- 管理規約がなくても管理組合は存在しますか
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区分所有法第3条では、区分所有者全員が建物などを管理するための団体を構成するとされています。実務上、この団体が一般に管理組合と呼ばれています。
したがって、管理規約がないからといって、管理のための団体まで存在しないと考える必要はありません。
- 標準管理規約をそのまま使えますか
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マンション標準管理規約は有用なひな型ですが、すべてのマンションへ無修正で適用するための文書ではありません。
単棟型、団地型、複合用途型の違いや、駐車場、店舗、専用使用部分などの固有事情を確認したうえで使用します。
- 古い管理規約でも有効ですか
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古いという理由だけで管理規約全体が無効になるわけではありません。
ただし、2026年4月1日以降、改正区分所有法と抵触する規定については、その抵触する部分の効力が失われます。
そのため、古い管理規約全体を捨てるのではなく、現行法と抵触する部分と現在も合理的な独自規定を分けて確認することが重要です。
- 本当に管理規約がない場合はどうすればよいですか
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まず、旧規約、原始規約、総会議事録、分譲時資料、管理会社の保管資料などを確認し、本当に規約設定を確認できないのかを調査します。
それでも規約設定を確認できない場合には、現在の管理実態や権利関係を整理し、マンション標準管理規約などを参考にしながら新たな規約設定を検討します。
既存規約を「改正する」ケースとは出発点が異なるため、現行規約が存在することを前提に手続を進めないことが重要です。
- 管理規約の作成には総会決議が必要ですか
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原則として、管理規約の設定、変更または廃止は区分所有法第31条に基づく集会の決議によります。
一方、第45条には、議決権を有しない者を除く区分所有者全員の承諾や全員合意を前提として、書面または電磁的方法を利用する仕組みもあります。
通常は集会決議を基本として考え、書面や電磁的方法を利用する場合には、利用する制度と要件を個別に確認するとよいでしょう。
- 管理会社とマンション管理士のどちらへ相談すればよいですか
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現在の資料の所在や管理実務を調べる段階では、まず管理会社へ確認すると進みやすいでしょう。
規約の有無や改正履歴の整理、規約全体の見直し、改正法への対応、合意形成の支援などではマンション管理士への相談が考えられます。
既に具体的な法的紛争が生じている場合には、弁護士への相談も検討します。
- 管理規約の作成や見直しにはどのくらい費用がかかりますか
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全国共通の公定料金はありません。
戸数、建物形態、資料の整理状況、新規設定か全面改正か部分改正か、使用細則や住民説明まで含むかによって費用は変わります。
金額だけを見るのではなく、見積もりに含まれる業務範囲を確認することが重要です。
管理規約がないと気付いたときに大切なこと
管理規約が見つからないと分かった理事長にとって、本当に重く感じるのは書類が一冊足りないことだけではないかもしれません。
これまで行ってきた管理まで間違っていたのではないか、自分の任期中にすべて直さなければならないのではないかと考え始めると、問題が実際以上に大きく見えてきます。
しかし、管理規約の整備は、一人の理事長が短期間ですべて完成させることだけを意味しません。
まず規約が設定されているのかを調べ、見つかった場合には現在有効な内容を整理し、見つからなければその事実と調査した範囲を記録します。
そこから現在法との整合、建物固有の事情、生活ルールへ順番に範囲を広げれば、「管理規約がない」という漠然とした不安を、一つずつ処理できる管理課題へ変えていくことができます。
多くの理事長や理事は、マンション管理を本業としているわけではありません。
仕事や家庭生活と両立しながら役員を担っている以上、一度の任期ですべてを完璧にすることより、現在分かったことと未確認のことを記録し、次の役員が同じ調査を最初からやり直さなくて済む状態を作ることにも大きな価値があります。
まとめ
マンションに管理規約がない、または現在有効な規約を確認できない場合でも、その事実だけで直ちに違法なマンションと考える必要はありません。
最初に確認するべきなのは、本当に管理規約が設定されていないのか、以前の規約を紛失しているのか、改正履歴が規約本文へ反映されていないのか、古い規約を使い続けているのかという現在の状態です。
そのうえで、現行規約の有無と内容を確定し、規約が存在する場合には2026年施行の改正区分所有法との整合を確認します。規約設定そのものを確認できない場合には、現在の管理実態と権利関係を整理したうえで、新たな規約設定を検討します。
既存規約についても、全面改正が必要なマンションがあれば、部分改正で十分なマンションもあります。標準管理規約と違う独自規定を残したほうが合理的な場合もあるため、標準との違いだけではなく、その規定が存在する理由まで確認することが重要です。
そして、管理規約を整える目的は、区分所有者を細かく縛ることでも、分厚い冊子を完成させることでもありません。
理事長や管理会社の担当者が変わっても同じ資料へ戻り、「なぜこの判断になるのか」を区分所有者へ説明できる状態を残すことにあります。
規約が見つからないと分かった時点では不安が大きくても、まず有無を確かめ、現在分かっていることを整理し、必要なところから整えていけば、問題は「何をすればよいか分からない状態」から「順番に改善できる管理課題」へ変わっていきます。
