決算書では黒字になっている。預金残高にも一定の余裕があり、毎年の総会では会計報告も承認されている。それなのに資料を閉じたあと、「本当にこのままで大丈夫なのだろうか」と気持ちが晴れないことがあります。
その不安は、理事長や会計担当理事に会計知識がないから生まれるとは限りません。現在の数字だけでは、数年後に必要となる大規模修繕費、少しずつ上昇する管理コスト、駐車場使用料収入の変化、管理費会計の赤字化、預金を動かす権限の集中などが十分に見えないからです。
マンション管理組合の会計・財務診断で大切なのは、帳簿の数字が合っているかを確認して終わることではありません。財務の現在地を把握し、なぜその数字になったのかを考え、将来を予測したうえで改善策を比較します。必要な意思決定を行ったあとには、資金を安全に扱う内部統制を整え、実際に状況が改善したのかまで確かめます。
マンション管理士が会計・財務を支援する意味も、単に数字を代わりに読むことではないでしょう。
管理組合だけでは見えにくくなった問題を整理し、判断に必要な資料と選択肢をそろえ、管理組合自身が「なぜこの方法を選ぶのか」を理解できる状態へつなげることにあります。
会計・財務診断の全体像を最初に確認する
管理組合の会計には多くの論点があります。
管理費、修繕積立金、決算、予算、駐車場、預金、支払承認まで一度に並べられると、「結局どこから確認すればよいのか」と戸惑うのではないでしょうか。
そこで、会計・財務診断を五つの流れとして考えます。
最初に、管理費会計、修繕積立金会計、決算書、貸借対照表などから現在の財務状態を把握します。次に、管理費や修繕積立金、契約費用、駐車場使用料収入などをもとに、将来の資金不足が起こらないかを予測します。
その結果を踏まえて、支出削減、管理費改定、積立方法、駐車場収支、資金管理などの改善策を比較し、必要な意思決定へ進みます。さらに、預金口座、通帳、印鑑等、支払承認、監査を確認し、資金を守る内部統制を整えます。
最後に、実施した改善が本当に機能したかを確認し、翌年度の予算や運営へ戻していきます。
現在地の把握、将来予測、改善、内部統制、検証という流れが分かっていれば、この先に出てくる個別の会計項目についても、何のために確認しているのかを見失いにくくなります。
財務の現在地を診断する
会計資料があることと財務を把握していることは違う
毎年、予算書と決算書が作成され、総会で承認されていれば、「会計についてはきちんと処理されている」と感じやすいものです。
長年同じ管理会社へ会計業務を委託しているマンションでは、現在の方法そのものを疑う機会も少ないでしょう。
しかし、会計資料が作られていることと、その資料から管理組合の財務状態を判断できていることは同じではありません。
管理費会計が黒字でも、予定していた修繕や点検を実施しなかったために支出が少なくなっている場合があります。一方で、修繕積立金が大きく積み上がっていても、この先予定されている大規模修繕や設備更新と比較すると、将来の不足が見えることもあるでしょう。
そこで、管理組合会計制度を診断するときは、一年度の黒字や赤字だけを見るのではなく、管理費会計、修繕積立金会計、予算、決算、貸借対照表、収支報告書、預金残高、長期修繕計画までをつなげて確認します。
最初から問題点を大量に探す必要はありません。
どこから資金が入り、何に使われ、現在いくら残り、この先何に必要になるのかを整理するだけでも、数字の見え方は変わります。一枚ずつ資料を読む状態から、数字同士のつながりを見る状態へ変わることが財務診断の第一歩です。
管理費と修繕積立金の区分経理を制度と実態から確認する
管理費と修繕積立金は、どちらも区分所有者から拠出される資金ですが、その目的は異なります。
管理費は、管理委託、清掃、設備保守、共用部分の水道光熱費など、通常の管理を支えるために使います。一方の修繕積立金は、計画的な修繕や不測の事故に伴う修繕など、将来を含む特別な管理へ備えるための資金です。
| 管理費 | 修繕積立金 |
|---|---|
| 管理委託、清掃、設備保守、共用部分の水道光熱費など、通常の管理を支えるために使います。 | 計画的な修繕や不測の事故に伴う修繕など、将来を含む特別な管理へ備えるための資金です。 |
管理費会計の資金繰りが苦しくなると、「修繕積立金にはお金があるのだから、こちらを使えないだろうか」と考えたくなることがあります。役員として目の前の支払を止めるわけにはいかず、何とかしなければならないという焦りがあれば、その考えが浮かぶこと自体は不自然ではありません。
ただし、これは単に「将来のお金が減る」という財務上の問題だけではありません。
マンション標準管理規約では、修繕積立金について使途を定め、管理費とは区分して経理するという考え方が示されています。もっとも、標準管理規約は個々のマンションへそのまま適用される規約ではなく、管理規約を作成・変更する際のひな型です。
したがって実務では、そのマンションで現在有効な管理規約がどのように定めているかを最初に確認します。そのうえで、実際の支出や資金移動が現行規約と一致しているかを確かめます。
管理費会計が不足しているのであれば、修繕積立金から補うことを先に考えるのではなく、なぜ管理費会計が不足しているのかを別に分析し、将来の修繕資金を守りながら収支構造を改善する方法を検討することが重要です。
勘定科目を整理して数字を比較できる状態にする
数年分の決算書を並べたとき、同じような支出が年度ごとに違う勘定科目へ計上されていることがあります。
前年には設備保守費へ入っていた支出が翌年度には管理委託費へ含まれ、その次の年には雑費へ入っていれば、「本当に費用が増えたのか、それとも分類方法が変わっただけなのか」と迷うでしょう。
こうした状態では、毎年決算書を作っていても年度比較には使いにくくなります。
そこで、管理費収入、修繕積立金収入、駐車場等使用料収入、管理委託費、設備保守費、修繕費など、継続的に確認したい項目について処理方法をそろえます。
ただし、勘定科目は細かく分ければ分けるほど良いものではありません。分類を増やしすぎれば会計処理が複雑になり、理事会にとってかえって分かりにくい決算書になる可能性があります。
大切なのは、何のために入ってきた資金で、何のために支出したのかを後から追えることです。
まず過去数年間を比較し、同じ内容なのに名称や処理方法が変わっている項目を整理するところから始めれば、会計資料はかなり読みやすくなります。
管理費会計の赤字を一時要因と構造要因に分ける
管理費会計が赤字になると、理事会では「管理費を上げなければならないのではないか」という話が急に現実味を帯びてきます。
自分たちも管理費を支払う側でありながら、ほかの区分所有者へ負担増を説明する立場になるため、「できれば自分の任期中には値上げしたくない」と感じることもあるでしょう。
だからこそ、赤字という結果だけで管理費改定を決めるべきではありません。
ある年度だけ設備故障が続き、修繕費が増えたのであれば、一時的な赤字という可能性があります。一方、管理委託費、保険料、設備保守費など毎年発生する費用が上昇しているのに、管理費収入がほとんど変わっていないのであれば、構造的な収支不足を疑う必要があります。
| 一時的な赤字 | 構造的な収支不足 |
|---|---|
| ある年度だけ設備故障が続き、修繕費が増えた | 管理委託費、保険料、設備保守費など毎年発生する費用が上昇しているのに、管理費収入がほとんど変わっていない |
さらに、駐車場等使用料が管理費会計を大きく支えているマンションでは、契約台数の減少が収入不足の原因になっている場合もあります。
直近三年から五年程度の収支を並べ、一時的な支出と継続的な支出、安定した収入と変動している収入を分けます。
すると、「今年赤字だった」という結果から、「なぜ赤字になり、この状態が来年も続くのか」という分析へ進むことができます。
ここで大切なのは、管理費を上げるかどうかを急いで決めることではなく、判断に必要な材料をそろえることです。
修繕積立金は現在残高より将来残高を見る
修繕積立金が数千万円、あるいは数億円まで積み上がっていれば、「これだけあればしばらく大丈夫だろう」と安心したくなります。
しかし、本当に確認したいのは現在いくらあるかだけではありません。
外壁、屋上防水、給排水設備、エレベーターなど、マンションでは一定の時期にまとまった修繕費が必要になります。工事費についても、長期修繕計画を作成した当時の想定どおりに推移するとは限りません。
そこで、現在の修繕積立金へ今後の積立収入を加え、予定される工事費を時間軸に沿って差し引きます。さらに、工事時期、工事費、積立額などの条件を変え、複数の将来像を比較します。
十年後に資金不足が見えると、不安になるのは当然です。
しかし、本当に厳しいのは、資金が不足する直前まで問題に気づかないことではないでしょうか。
不足するまでに時間があれば、積立額を見直す、工事内容を精査する、実施時期を検討するといった選択肢を比較できます。将来不足を早い段階で発見し、管理組合が選べる状態をつくることが重要です。
決算内容を黒字か赤字かだけで評価しない
決算が黒字で終われば、理事会としてはほっとするでしょう。
必要な管理を行いながら予算内へ収められたのであれば、それは良い結果です。しかし、予定していた修繕や点検を実施しなかったために支出が減り、黒字になったのであれば、同じ評価にはなりません。
反対に、緊急性の高い設備故障へ適切に対応した結果として赤字になった場合には、その支出はマンションを守るために必要だった可能性があります。
決算レビューでは、最終的な剰余額だけでなく、予算時に予定したことが実際に行われたか、差額が生まれた理由は何かを確認します。
決算書は前年の理事会を採点するための資料ではありません。
一年間に何が起こり、どのような判断をしたのかを次の役員へ残す記録として使うことで、毎年の経験が管理組合の知識として蓄積されていきます。
貸借対照表で資産と負債の実態を確認する
貸借対照表を開くと、「ここから先は会計に詳しい人でなければ分からない」と感じるかもしれません。
しかし、すべての勘定科目を理解してから確認する必要はありません。
まず、帳簿上の預金残高と通帳や金融機関の残高資料が一致しているかを確認します。
次に未収金を見ます。管理費や修繕積立金の滞納が増えていれば、会計上は収入として認識されていても、実際には資金が入っていない状態になります。
未払金についても同じです。すでに工事やサービスの提供を受けているのに、その負債が適切に反映されていなければ、財務状態が実際より良く見える可能性があります。
貸借対照表を読む目的は、簿記の知識を競うことではありません。
管理組合に実際にある資産と、まだ回収していない資金、これから支払う必要がある負債を分けて理解することです。
収支報告書と予算実績差異から原因を探る
収支報告書を見るとき、予算より安く済んだ項目を無条件で良い結果と評価しないことが大切です。
設備保守費が減った理由が契約条件の改善であれば成果ですが、予定していた点検を実施しなかった結果であれば、会計上は支出減でも管理上の課題が残ります。
また、共用部分の電気料金が増えた場合も、使用量が増えたのか、料金単価が上昇したのかによって次の対応は変わります。
そこで、予算と実績との差が大きい項目について、その原因を確認します。
すべての勘定科目を詳しく分析しようとすると理事会の負担が大きくなるため、最初は金額差の大きい項目から始めても構いません。
理由を記録しておけば、翌年度の役員が「なぜこの予算額なのか」と一から調べ直す必要も減ります。
財務診断とは一年度の数字を評価するだけではなく、翌年度以降の判断精度を高めるための作業でもあるのです。
将来の資金計画と改善案をつくる
収支予算案を前年踏襲から将来予測へ変える
予算案を作るとき、前年度の数字を基準にすること自体は問題ではありません。
理事の任期が短く、限られた期間で翌年度予算をまとめなければならないことを考えれば、前年実績は有力な出発点です。
問題になるのは、契約額、人件費、設備状態、利用状況が変化しているのに、予算額だけをそのまま使い続けることです。
過去三年から五年程度の実績を確認しながら、翌年度に条件が変わる項目を探します。
契約更新で金額が変わる費用なら新しい額を反映し、故障が増えている設備では過去の修繕実績を確認します。駐車場の稼働率が下がっているのであれば、収入を前年と同額にしてよいのかも考える必要があります。
すべてをゼロから作り直す必要はありません。
前年と違うところに理由を付けるだけでも、予算は「昨年の数字を写した資料」から「次の一年を考える計画」へ変わります。
固定費と変動費を分けて支出構造を見る
管理組合の支出には、毎年継続して発生する固定的な費用と、使用量や故障によって変化する費用があります。
管理委託費、設備保守契約、保険料などは固定費としての性格が強く、水道光熱費、小修繕費、消耗品費などは変動費としての性質を持ちます。
| 固定的な費用 | 使用量や故障によって変化する費用 |
|---|---|
| 管理委託費、設備保守契約、保険料など | 水道光熱費、小修繕費、消耗品費など |
もっとも、実際の契約では固定部分と変動部分が混在しているため、単純に二種類へ分ければよいわけではありません。
固定費が年間支出の大部分を占めるマンションで、節電や消耗品削減ばかりを続けても、財務全体への効果は小さい場合があります。
「これだけ節約しているのに、なぜ収支が良くならないのだろう」と感じたときは、努力不足ではなく、見直している場所が支出構造と合っていない可能性があります。
年間支出を金額の大きい順に見ながら、固定的な費用と変動しやすい費用を整理すると、改善効果が期待できる場所が見えてきます。
管理費水準をサービス内容と一緒に見る
近隣マンションより管理費が高いと聞けば、「自分たちの管理費も下げられるのではないか」と感じるでしょう。
しかし、戸数、建物規模、築年数、管理員の勤務時間、エレベーター、共用設備などが異なれば、必要な管理コストも変わります。
似た条件のマンションとの比較は参考になりますが、一戸当たりの金額だけで高い安いを判断することはできません。
清掃であれば、単に実施回数を見るのではなく、建物規模や利用状況に対して現在の頻度が適切かを考えます。設備保守についても、必要な点検内容と契約内容を比べ、現在ほとんど利用されていない付加サービスが残っていないかを確認します。
管理費を下げること自体が目的ではありません。
必要な管理を維持しながら、将来も無理なく負担できる水準を探すことが本来の目的です。
管理費支出削減は管理会社変更より前に契約を分解する
支出削減の話になると、「管理会社を変えれば安くなるのではないか」という意見が出ることがあります。
しかし、現在の契約内容を理解しないまま会社だけを変更しても、同じ仕様を引き継げば期待したほど費用が下がらない可能性があります。
まず管理委託契約や費用明細を確認し、何の業務にいくら支払っているのかを整理します。
そのうえで、業務頻度が現在の利用状況に合っているか、ほかの契約と内容が重複していないか、利用されていないサービスへ費用を支払い続けていないかを確認します。
ただし、安全確保や必要な設備点検まで価格だけを理由に削ることは適切ではありません。
仕様を整理してから同じ条件で複数の見積もりを取得することで、初めて公平な比較がしやすくなります。
管理会社変更はその後に比較する選択肢の一つであり、最初から結論にする必要はないでしょう。
管理費値上げは金額より理由と手続を整える
支出を見直しても管理費会計の不足が解消しない場合には、管理費そのものの改定が必要になることがあります。
理事会としては避けたいテーマです。
自分たちも管理費を支払う側でありながら、「まだ削減できるのではないか」「なぜもっと早く対策しなかったのか」と言われることを想像すると、提案を先延ばししたくなる気持ちも生まれます。
しかし、不足額を毎年繰越資金で補っていけば、いずれ余力は減っていきます。
そこで、現在の管理費を維持した場合、一定額を増額した場合など、複数の条件で将来収支を比較します。
さらに、これまでどの支出を見直し、何が削減でき、何が必要な支出として残ったのかを整理します。
区分所有者が知りたいのは、新しい管理費の額だけではありません。
なぜ今変更する必要があり、何もしなければどのような状態になるのかを理解できれば、議論は単なる「値上げへの賛否」から「必要な管理をどう維持するか」へ変わっていきます。
標準管理規約では、管理費等や使用料の額と賦課徴収方法について総会決議事項として整理されています。もっとも、実際の意思決定では各マンションの現行管理規約を確認し、それに沿った手続を踏む必要があります。
駐車場等使用料は現行規約と実際の経理を照合する
駐車場等使用料について、「管理費会計へ入れてはいけない」「すべて修繕積立金へ入れるべきだ」と一律に判断することは適切ではありません。
標準管理規約では、駐車場等の使用料について、その施設の管理に必要な費用へ充てたほかを修繕積立金として積み立てるという考え方が示されています。
ただし、標準管理規約は各管理組合が管理規約を作成・変更するときのひな型です。
そのため実務では、そのマンションで現在有効な管理規約、使用細則、過去の総会決議と実際の会計処理を最初に照合します。
規約に定めた方法と実際の経理が異なるのであれば、その不整合を整理する必要があります。
一方、現在の経理が規約どおりであるなら、標準管理規約と違うという理由だけで直ちに変更するのではなく、その方法で将来の管理や修繕を支えられるのかを検討します。
標準的な形へ合わせることより、現在のルールと実態を理解したうえで、将来も維持できる方法を選ぶことが重要です。
駐車場収入への依存と将来費用を同時に見る
長年駐車場がほぼ満車なら、「来年度も同じ収入があるだろう」と考えたくなります。
しかし、住民構成、自動車保有の状況、車両サイズなどが変われば、契約台数も変化します。
特に駐車場使用料を前提として管理費本体を低く抑えてきたマンションでは、空き区画の増加が管理費会計へ直接影響する可能性があります。
そこで、数年間の契約台数、稼働率、使用料収入を確認するとともに、点検費、修繕費、将来の設備更新費まで一緒に見ます。
機械式駐車場については、日常的な保守に加えて将来の設備更新にも大きな費用が必要になる場合があるため、駐車場単独の収入と支出を把握し、その経済性を確認する方法も考えられます。
これは、標準管理規約が別会計を一律に求めているから行うものではありません。
駐車場がいくらの収入を生み、その施設を維持するために現在と将来でどの程度の費用が必要になるのかを見えるようにすることが目的です。
余剰資金は利回りより使用時期から考える
修繕積立金が大きく積み上がってくると、「普通預金へ置いたままでよいのだろうか」と疑問を持つ人が出てきます。
一方、資金運用と聞けば、「区分所有者から集めた大切なお金でリスクを取ってよいのか」と不安になる人もいるでしょう。
管理費や修繕積立金は、区分所有者から拠出され、管理組合が管理する大切な財産です。
そこで、最初に考えるのは利回りではなく、資金をいつ何のために使うのかという点です。
数年以内に大規模修繕を予定しているのであれば、必要な時期に確実に使えることが優先されます。当面使用予定がない資金については、安全性や流動性を重視しながら保管方法を比較する余地があります。
標準管理規約では、修繕積立金の保管や運用方法も総会決議事項として整理されています。
したがって、実際に保管方法などを変更する際には、そのマンションの現行管理規約を確認し、必要な意思決定手続を踏みます。
資金を守る内部統制を整える
預金口座を一覧化して資金の所在を見えるようにする
管理組合が複数の預金口座を持っていると、役員交代時に「この口座は何のために作ったのだろう」と分からなくなることがあります。
前任者には当然だった情報でも、書面に残っていなければ次の役員には伝わりません。
そこで、金融機関名、口座名義、用途、対象となる会計、残高の確認方法、管理担当者などを一覧化します。
高度な管理表でなくても構いません。
資金がどこにあり、誰が確認でき、何の目的で保有しているのかが分かるだけでも、管理の透明性は高まります。
使われていない口座が見つかった場合には、なぜ残しているのかまで確認します。
口座数を増やせば必ず安全になるわけではなく、管理できない口座が増えれば、それ自体が新たなリスクになるからです。
通帳と印鑑等の管理は信頼と仕組みを分けて考える
長年理事長を務めている人や会計に詳しい役員がいると、「この人に任せておけば安心だ」と感じます。
人への信頼は管理組合運営に欠かせません。
しかし、通帳、印鑑等、送金、会計確認まで一人へ集中させることは、個人を信頼するかどうかとは別に考える必要があります。
その人が突然動けなくなれば、必要な支払まで止まるかもしれません。操作を間違えたときにも、別の人が気づきにくくなります。
そこで、通帳、印鑑等、送金操作、承認などについて役割を分けます。
内部統制とは誰かを疑う制度ではありません。
人が替わっても同じ水準で管理を続けられ、一人へ過度な責任を集中させないための仕組みです。
支払承認は発注から送金まで一つの流れで確認する
毎月同じ会社から請求書が届いていると、「いつもの支払だから大丈夫だろう」と確認が形式的になることがあります。
しかし、支払承認で確認するのは請求書の存在だけではありません。
発注内容と請求額が一致しているか、工事や作業が実際に完了しているか、必要な承認を受けているか、最終的に誰が送金を認めたのかまでを見る必要があります。
いきなり複雑な規程を作る必要はありません。
まず一か月分の支払を選び、発注から請求、承認、送金までを実際にたどります。
その途中で、「ここは誰が確認したのだろう」と分からない部分が見つかれば、そこが改善すべき場所です。
現在の業務フローを確認してから必要な牽制を加えるほうが、実際に継続できる内部統制になりやすいでしょう。
不正横領防止は人を疑うより機会を減らす
不正や横領という言葉を出すと、「同じマンションの住民をそこまで疑いたくない」と抵抗を感じることがあります。
その感覚は自然です。
だからこそ、不正防止を特定の人への疑いとして考えないことが重要です。
一人が発注し、自分で請求内容を確認し、そのまま送金して会計へ記録できる状態では、意図的な不正だけでなく単純なミスも発見しにくくなります。
入力担当と承認担当を分ける、高額な支払は複数人で確認する、監事が定期的に支払一覧と預金残高を照合するなどの方法があります。
小規模マンションでは複雑な手続を毎回行うことが現実的ではない場合もあるでしょう。
その場合でも、一人で最初から最後まで完結させないという基本を残し、自分たちが続けられる方法を選びます。
内部統制の強さは規程の厚さではなく、必要な確認が実際の運営の中で続くかどうかによって決まります。
監査では会計報告書と根拠資料をつなげる
監査で会計報告書だけを見ていると、数字が合っていれば問題がないように感じることがあります。
しかし、本当に確認したいのは、その数字の根拠です。
預金残高なら通帳や金融機関の資料と照合し、未収金であれば滞納状況や督促経過を確認します。修繕費であれば、見積書、契約書、承認記録、完了資料、請求書をつなげて見ます。
一つの資料では分からなかったことも、複数の資料を照合すると不整合として見えてくる場合があります。
監査は、前年の担当者を責めるためだけの作業ではありません。
なぜ確認が抜けたのかを考え、翌年度から同じことが起こりにくい仕組みへ変えるところまでつなげることが重要です。
特殊な管理体制と移行時の財務を確認する
外部管理者方式でも管理組合が管理の主体であることを忘れない
役員のなり手不足などを背景として、マンション管理士などの外部専門家へ管理者業務を任せる方式を検討するマンションがあります。
専門家を活用することで、理事や区分所有者の負担を軽減できる可能性があります。
しかし、外部管理者方式を採用しても、マンション管理の主体が区分所有者から構成される管理組合であるという基本は変わりません。
外部へ任せることと、「専門家へ全部任せたのだから自分たちは確認しなくてもよい」と考えることは別です。
管理者がどのような権限を持つのか、どの事項を総会等で判断するのか、どのような報告を受けるのか、誰が業務を監督するのかを明確にします。
役員負担を軽減しながらも、管理組合が管理の主体として必要な監督を行える状態を残すことが重要です。
外部管理者方式のうち管理業者管理者方式を分けて確認する
外部管理者方式には、マンション管理士などの外部専門家が管理者になる場合のほか、マンション管理業者自身が管理者になる管理業者管理者方式があります。
管理業者管理者方式では、管理事務を受託する側と管理者として業務を行う側が同じ主体または近い関係になるため、利益相反や財産管理について追加的な確認が必要になります。
2025年には、マンション管理適正化法を含むマンション関係法が改正され、その関係規定の多くが2026年4月1日に施行されました。
これに合わせてマンション管理適正化法施行規則についても改正が行われ、2026年4月1日に施行されています。管理業者管理者方式に関しては、この施行規則の改正により、管理者受託契約、財産の分別管理、利益相反のおそれがある取引に係る事前説明などについて具体的な規律が整備されました。
さらに、同じ2026年4月1日には、これらの法令改正を踏まえて「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」も改訂されています。
つまり、ここで確認すべきなのは「最近ガイドラインが変わった」ということだけではありません。
法律の改正があり、その施行に合わせて施行規則で具体的なルールが整えられ、実務上の考え方がガイドラインで整理されているという関係です。
したがって、管理業者管理者方式については、「透明性を高めたほうがよい」という一般的な注意だけで済ませることはできません。
現在の契約、取引手続、財産管理が法令上求められる内容に沿っているかを確認し、そのうえで管理組合としてどのような報告や監督を残すかを考えます。
管理業者管理者方式の通帳と印鑑等は施行規則から確認する
管理業者管理者方式における印鑑等の管理も、単なるガイドライン上の推奨として考えるべきではありません。
現行制度では、マンション管理適正化法施行規則の規定を踏まえ、管理業者が管理者となる場合における保管口座等の印鑑等の管理について原則と例外要件が設けられています。
現行の外部管理者方式等に関するガイドラインは、この施行規則上の取扱いを踏まえて具体的な管理方法や留意点を説明しています。
そのため、例外的な方法で管理業者が印鑑等を保管している場合には、「管理会社が管理者だから問題ない」と考えるのではなく、必要な要件を満たしているかを確認する必要があります。
長年同じ方法で管理してきたという事実だけでは、現在の制度に適合しているとは判断できません。
契約書、預金口座の名義、通帳や印鑑等の保管者、送金権限、監査方法などを実際の運用と照らし合わせて確認します。
管理会社変更時には会計業務の空白をつくらない
管理会社から契約を更新しないと通知された場合、理事会は大きな不安を感じます。
「次の管理会社が決まらなければ、管理費の引き落としや業者への支払はどうなるのだろう」と考えるうちに、理事長が一人で責任を抱えてしまうこともあるでしょう。
しかし、このようなときに最初に考えるべきことは、誰に責任があるのかを直ちに決めることだけではありません。
管理費等の収納、必要な支払、清掃、設備点検、緊急対応など、マンションの日常を止めないことが優先されます。
財務面では、預金口座、口座振替、未収金、支払予定、会計データ、契約情報、インターネットバンキング等の権限まで引継ぎ対象として確認します。
契約上の問題を検討する作業と、後継管理体制を準備する作業は並行して進めます。
管理会社が替わる時期は、普段は管理会社へ任せていて見えにくかった会計や資金管理の流れを、管理組合自身が理解する機会にもなります。
マンション管理士が判断プロセスを支える
専門家の役割は答えを押し付けることではない
管理組合の財務資料を外部の専門家が確認すると、改善したほうがよい部分がいくつも見つかることがあります。
管理費会計の赤字、修繕積立金の将来不足、駐車場収入への依存、分かりにくい勘定科目、支払承認の弱さなどです。
専門知識があれば、「ここを直したほうがよい」と指摘すること自体は難しくありません。
しかし、現在の仕組みには、そこへ至った理由があります。
役員のなり手が少なく、会計に詳しい一人へ仕事が集中したのかもしれません。管理費値上げへの抵抗が強く、駐車場収入などによって不足を補うことが当時は現実的だった可能性もあります。
管理会社へ広く任せる方法が、限られた役員で運営するための現実的な選択だったこともあるでしょう。
その背景を見ずに理想的な制度だけを提示すると、理事会には「また仕事が増える」と感じられてしまいます。
マンション管理士による会計・財務診断では、現在の数字と仕組みだけでなく、「なぜこの運用になったのか」まで確認することが大切です。
過去の判断を否定するのではなく、現在の環境に合わなくなった部分を見つけ、これからも続けられる方法へ更新していきます。
小さな改善から判断できる範囲を広げる
会計制度、管理費、修繕積立金、駐車場、預金、内部統制まで一度に確認すると、「結局すべて変えなければならないのか」と気が重くなるでしょう。
理事会には会計以外にも多くの仕事があります。
だからこそ、改善は小さく始めます。
前年度予算と実績を比べ、差額の大きい項目の理由だけを確認するところから始めても構いません。その次に管理費会計と修繕積立金会計の預金残高を照合し、その後で金額の大きい契約を一件詳しく見るという進め方もできます。
問題を見つけたら、指摘だけで終わらせません。
誰が確認するのか、いつまでに判断するのか、どの資料が必要なのか、総会決議などの手続が必要なのかまで整理します。
一つの改善が小さくても、「よく分からないこと」が一つ減れば、管理組合自身が判断できる範囲は広がります。
改善後の変化まで確認して財務診断を完結させる
改善策を実施したら、本当に状況が変わったのかを確認します。
予算実績差異の理由を記録するようになり、翌年度の予算説明がしやすくなったのであれば、それも財務改善の成果です。
駐車場収支を確認した結果、将来の設備更新費について具体的に議論できるようになった場合も前進でしょう。
口座一覧を作ったことで役員交代時の引継ぎが分かりやすくなり、支払承認を整えたことで「誰が確認したのか分からない請求」が減ったことも重要な変化です。
財務改善は、黒字額が増えたかだけでは評価できません。
問題を把握したときに、担当、期限、予算、意思決定手続まで整理し、実際に行動へ移せるようになったかを見る必要があります。
「会計は分からないから管理会社へ任せる」という状態から、「内容を理解したうえで必要な部分を専門家へ任せる」という状態へ移ることも、管理組合にとって大きな改善です。
管理組合会計を将来判断の道具へ変える
マンションは時間とともに高経年化し、設備も更新時期を迎えます。
管理に必要な費用、工事価格、駐車場の利用状況、区分所有者の構成なども少しずつ変わります。
過去に問題なく機能していた財務構造が、十年後にもそのまま機能するとは限りません。
だからこそ、管理費会計や修繕積立金会計の現在地を確認し、将来の資金不足を予測し、管理費水準、契約内容、駐車場収入、資金管理方法などを必要に応じて見直します。
さらに、その資金を安全に守るため、預金口座、通帳や印鑑等、支払承認、監査まで確認します。
外部管理者方式や管理会社変更のように管理体制そのものが変わる場面では、通常時以上に資金管理と意思決定の仕組みを明確にしておく必要があります。
これらは別々の会計テーマに見えますが、目的は一つです。
区分所有者から拠出され、管理組合が管理する資金を現在の暮らしへ適切に使いながら、将来必要となる資金を確保し、管理組合自身が必要な場面で判断できる状態を維持することです。
マンション管理士へ会計・財務診断を依頼する意味も、決算書の答え合わせをしてもらうことではありません。
管理組合だけでは見えにくくなった数字の背景を整理し、将来の選択肢を比較し、必要な手続や内部統制へつなげ、改善後の変化まで確認できる状態をつくることにあります。
まとめ
マンション管理組合の会計・財務診断では、決算書が黒字か赤字かだけを確認するのではなく、まず現在の財務状態を把握し、その数字が生まれた理由を考えます。
そのうえで修繕積立金や管理費会計の将来を予測し、固定費、管理費水準、契約内容、駐車場等使用料、資金管理方法などの改善策を比較します。
改善策を選んだあとは、現行管理規約に基づく意思決定手続を確認し、預金口座、通帳や印鑑等、支払承認、監査といった内部統制を整えます。
そして、実施して終わるのではなく、本当に状況が変わったのかをもう一度確認します。
現在地を知り、理由を考え、将来を予測し、選択肢を比較し、実行し、その結果を確かめる。
この循環を続けることで、管理組合会計は「過去にいくら使ったかを記録するもの」から、「マンションの将来を自分たちで判断するための道具」へ変わっていきます。
マンション管理士が支えるべきなのも、その判断の循環そのものではないでしょうか。
参考資料
本文の制度面を確認する際は、各マンションで現在有効な管理規約や契約書を確認したうえで、次の国土交通省資料を参照してください。
