時間をかけて作った資料なのに「少し見づらい」と言われると、何から直せばよいのかわからなくなるものです。けれど、資料の見づらさには具体的な原因があり、感覚ではなく順番を決めて確認できます。
資料を上司や取引先へ見せたとき、「内容はわかるけれど、もう少し見やすくならないかな」と言われた経験はないでしょうか。
文章には大きな問題がないはずです。必要な数字も入れていますし、説明が足りないと思われないよう、かなり丁寧に書いたつもりかもしれません。
それでも伝わらないとなると、フォントが悪いのか、色が多いのか、それとも自分にはデザインセンスがないのかと考えてしまいます。
厄介なのは、「見づらい」という言葉だけでは修正箇所がわからないことです。
色を変えてみても違和感が残り、文字を減らしたら今度は説明不足に感じる。そうして何度も触っているうちに、最初より何が正解なのかわからなくなることもあるでしょう。
しかし、資料の見づらさは一つの原因だけで起きるものではありません。
文字や画像の位置が揃っていない場合もあれば、余白が足りず、複数の情報が一つの塊として見えている場合もあります。重要な内容と補足が同じ強さで置かれているため、読み手が最初の一歩を決められないこともあります。
つまり、「なんとなく読みにくい」という感覚にも、分解して確認できる理由があります。
資料が見づらくなる代表的な7つの直接的な原因を整理すると、読み手が感じる症状から問題箇所を診断し、実際の資料をどの順番で直せばよいのかを判断しやすくなります。
目指すのは、見た目だけが整った資料ではありません。
読み手が余計な迷いを感じることなく内容を理解し、その先にある判断や行動へ進める資料です。
資料が見づらい原因は3つの階層で考える
資料が見づらい原因を考えるとき、最初からフォントや配色だけを見ると、本当の問題を見失うことがあります。
なぜなら、「原因」と呼ばれているものには異なる階層があるからです。
たとえば、文字が揃っていないことや余白が不足していることは、実際の紙面を見れば確認できます。これらは、読み手の目の前に現れている直接的な問題です。
ところが、その状態が生まれた理由をさらにたどると、「このページで何を一番伝えるのか決めていなかった」「必要な情報を選べず、念のため全部入れてしまった」といった資料設計上の問題が隠れている場合があります。
そして、そうした問題が紙面へ現れた結果、読み手は「ごちゃごちゃしている」「どこを読めばいいのかわからない」「最後まで読んでも話の流れがつかめない」という症状を感じます。
資料の見づらさは、根本原因から直接原因が生まれ、その結果として読み手の違和感が現れるという流れで捉えると整理しやすくなります。
ここで大切なのは、目に見える問題を軽視することでも、すべてを構成の問題にすることでもありません。
タイトルの位置がずれているなら整列を直す必要がありますし、そもそも何を伝えるページなのかわからないなら、その一段上まで戻る必要があります。
7つの原因は、主に紙面上へ現れる代表的な「直接原因」です。
実際に修正するときには、その一段上にある資料の目的や情報選定までさかのぼって確認します。
この区別がわかると、「7つを直したのにまだ伝わらない」という状態も避けやすくなるでしょう。
資料が見づらくなるのはセンス不足とは限らない
何度資料を作っても「見づらい」と言われると、自分には資料を整える感覚がないのではないかと感じることがあります。
社内に資料作成が得意な人がいれば、なおさらでしょう。
その人は迷わず文字を配置し、色も短時間で決めているように見えるため、自分との違いは生まれ持ったセンスなのではないかと思えてきます。
しかし、整った資料を詳しく見ると、そこには一定の規則があります。
同じ種類の文字は同じ位置から始まり、関係する情報は近く、重要なメッセージには十分な余白があります。反対に、補足的な情報は必要以上に目立たせていません。
こうした判断は、感覚だけに頼らなくても再現できます。
読み手は内容だけでなく資料の構造も読んでいる
作成者と初めて資料を見る人では、そもそも持っている情報が違います。
作った本人は、なぜその数字を選んだのか知っていますし、どの文章が結論なのかも理解しています。前のページから何が続いているのか、会議でどのような話があったのかまで覚えている場合もあるでしょう。
そのため、紙面上では関係が少し曖昧でも、頭の中で自然に意味を補えます。
初めて見る人には、その補助線がありません。
読み手は文章を理解すると同時に、最初にどこへ目を向けるのか、どの情報が同じグループなのか、何が重要なのかまで判断しなければなりません。
作り手には「普通に読める」資料なのに、読み手には妙に疲れる資料になる背景には、この情報差があります。
だからこそ、資料改善では「自分が理解できるか」だけで判断しないことが重要です。
読み手が紙面から何を推測しなければならないのかまで考える必要があります。
認知負荷を減らすことが資料デザインの役割
人間が一度に保持しながら処理できる情報には限界があることが、ワーキングメモリに関する研究で知られています。
認知負荷理論の観点では、資料を見るときに視線の移動先を探し、情報のまとまりを考え、関係まで推測する作業が重なるほど、本来伝えたい内容の理解に使える余力を圧迫しやすいと考えられます。
「書かれていること自体は難しくないのに、なぜか頭に入ってこない」
そんな感覚の背景には、資料そのものを読み解くための負担があるのかもしれません。
資料デザインの役割は、見た目を華やかにすることだけではありません。
読み手が本来しなくてもよい判断を減らし、伝えたい内容そのものへ集中しやすい環境をつくることです。
7つの原因も、「読み手に余計な整理をさせていないか」という視点で確認すると、それぞれの意味がつながって見えてきます。
原因1 文字や画像の位置が揃っていない
資料を見た瞬間、具体的にどこがおかしいのか説明できないのに、「何となく落ち着かない」と感じることがあります。
そんなときに確認したいのが整列です。
タイトルと本文の左端が少しずれていたり、横に並んだ画像の高さがわずかに違っていたりすると、一つひとつの差は小さくても、ページ全体では不規則な印象として残ります。
作成中は文章の表現や数字の正しさへ意識が向いているため、こうした小さなズレには意外と気づきません。
しかし、読み手はその違いを測っているわけではなくても、「ここだけなぜ位置が違うのだろう」と無意識に感じる可能性があります。
整列は読み手の視線に基準を与える
横書きの文章では、本文の左端が揃っていると次に読む位置を見つけやすくなります。
反対に、同じ役割を持つ見出しや文章がそれぞれ違う位置から始まっていると、情報が変わるたびに視線の開始位置も変わります。
横並びのカードや画像でも同じです。
同じ階層の情報なのに高さや幅が異なれば、その違いに何らかの意味があるのかと読み手に考えさせる場合があります。
そこで、同じ役割を持つ要素には同じ配置ルールを与えます。
本文であれば左端を揃え、横並びのカードなら上端や幅を共通にすると、それぞれが同じ種類の情報であることを見た目から判断しやすくなります。
もちろん、中央揃えそのものが悪いわけではありません。
表紙の短いタイトルや単独のビジュアルでは中央配置が適することもあるため、「何でも左揃え」というルールではなく、同じ役割には同じ基準を使うという考え方が重要です。
まず一枚だけ資料を開き、タイトルや本文、画像の端を目で追ってみてください。
位置を揃えただけなのに画面が以前より静かに見えるなら、違和感の一部は整列から生まれていたと考えられます。
原因2 余白がなく情報が詰まっている
資料を作っていると、何も置かれていない場所が気になることがあります。
「まだここに説明を入れられる」「空けておくのはもったいない」と考え、文章やグラフを少しずつ追加していくうちに、いつの間にか画面の端まで情報が広がってしまいます。
そこには、作り手なりの理由があります。
説明不足だと思われたくないですし、質問されそうなことは最初から書いておきたい。相手にきちんと理解してもらおうとするほど、情報を足したくなることもあるでしょう。
しかし、その親切によって余白が失われると、別々の情報が一つの大きな塊に見え、読み手はどこで話が切り替わっているのか判断しにくくなります。
余白は情報を伝えるための空間
デジタル庁のデザインシステムでは、余白について、コンテンツの過密感を防ぎ、可読性を高め、要素間の関係や視覚的な階層を明確にする役割が示されています。
つまり、余白は何も置かれていない無駄な場所ではありません。
関連性の高いものを近づけ、別の情報との距離を広げるだけでも、読み手は内容のまとまりを判断しやすくなります。
文字を書かなくても、距離によって「この二つは同じ話です」「ここから別の情報です」と伝えられるわけです。
余白は場所ごとに分けて見る
資料が詰まって見えるとき、「全体的に余白を増やそう」と考えるだけでは修正箇所を決めにくいでしょう。
そこで、まずスライドの端とコンテンツとの距離を確認します。文字や画像が画面端へ迫っていれば、内容が押し込まれたような印象になりやすくなります。
続いて見るのが、カードやグラフなど異なる情報ブロック同士の間隔です。
別の内容なのに距離が近すぎれば同じまとまりに見え、反対に同じ話なのに離れすぎていれば関係が弱く見える場合があります。
さらに、背景色や枠を持つボックスでは、境界線と内部の文字との距離も確認します。
文字が枠へ迫っていると、実際の文章量以上に圧迫感を覚えることがあります。
こうして外側と要素間と内部に分けて確認すると、「何となくごちゃごちゃしている」という感覚を、具体的な修正箇所へ置き換えられます。
8pxなどの数値は絶対条件ではない
WebやUIの設計では、8pxなど一定の単位を基準として余白に規則性を持たせる方法があります。
デジタル庁のデザインシステムでも、8 CSS pxを基準単位として使う余白ルールの例が紹介されていますが、同時に余白は情報の関係に応じて使い分ける考え方が示されています。
そのため、PowerPoint資料で「必ず8px相当を空ければ正しい」と考える必要はありません。
大画面へ投影する資料と、PCで読み込む詳細資料では条件が違います。
重要なのは固定された数値より、同じ関係には同じ程度の間隔を使い、別のまとまりにはそれより大きな距離を設けるという一貫性です。
原因3 何が重要なのかわからない
配置も整っていて、余白もそれなりにあるのに、ページを開いた瞬間「結局どこを見ればいいのだろう」と感じることがあります。
この場合、情報の優先順位が見た目へ反映されていない可能性があります。
資料を作っている本人からすると、載せた情報にはどれも意味があります。
市場規模も重要で、競合情報も外せず、リスクも説明しなければならない。そう考えるほど、すべての文字を太くしたり、同じサイズで公平に配置したりしたくなるでしょう。
けれど、すべてが同じ強さで置かれると、読み手には主役が見えません。
情報階層で読む順番を示す
資料では、文字サイズやフォントの太さ、色の濃淡、余白などを使い、情報の重要度を視覚的に表現できます。
そのページで最初に理解してほしい結論は本文より一段強く見せ、続いて読む根拠や説明は標準的な強さへ落とします。さらに、細かな注釈や出典については必要な人が確認できる範囲で存在感を抑えると、読み手は全文を読む前から主従関係を把握しやすくなります。
ここで重要なのは、見出しを必ず何ポイントにするといった固定ルールではありません。
投影する資料なのか、画面で読む資料なのかによって適切な文字サイズは変わるため、「結論と本文と補足が一目で別の役割に見えるか」を基準に考えます。
自分の資料を数秒だけ眺め、最初に目へ入った情報が本当に伝えたい結論なのかを確認してみてください。
違う場所へ目が向く場合には、結論を一段強く見せながら周辺へ十分な余白を持たせ、反対に補足情報の視覚的な主張を抑えることで、ページ全体の優先順位を整えやすくなります。
原因4 枠線や矢印や装飾が目立ちすぎる
「もう少しわかりやすくしたい」と考えて資料へ手を加えているうちに、装飾が増えていくことがあります。
重要だから枠で囲み、流れを伝えるために矢印を追加し、少し寂しく見えたため影や背景色まで付ける。編集している最中には、それぞれ必要な工夫に思えるでしょう。
ところが、完成した資料を少し離れて見ると、文章や数字よりも太い枠線や大きな矢印が最初に目へ入ることがあります。
読みやすくするために追加した要素が、読み手の注意を本題から遠ざけている状態です。
補助要素は主役より一歩下げる
枠線には情報のまとまりを示す役割があり、矢印には方向や関係を伝える役割があります。
そのため、使うこと自体が問題なのではありません。
問題になるのは、本来補助するはずだった要素が、結論や重要な数字より強く見えてしまうことです。
太い黒枠で囲んでいた場所を淡い背景色へ変えても情報のまとまりが伝わるなら、強い線は必要ないかもしれません。
同様に、流れが配置から理解できるのであれば、立体的な大きな矢印を細い線へ変えるだけで十分な場合があります。
「装飾を減らせばプロらしくなる」と考えるのではなく、内容より先に装飾へ目が向いていないかを基準に判断するとよいでしょう。
原因5 文章が多く構造が見えない
文字の多い資料を見せると、「もっと文章を削ったほうがいい」と言われることがあります。
たしかに、プレゼンテーション中に、口頭説明と重なる長文を同時に読み続けなければならない資料では、話を聞くことと文字を追うことが重なり、読み手の負担が大きくなりやすいでしょう。
しかし、文字が多いこと自体が必ず悪いわけではありません。
役員向けの報告書や詳細な提案資料では、判断に必要な前提条件や根拠を残さなければならないこともあります。
問題になりやすいのは、文章量そのものより、その中の構造が見えないことです。
一つの文章の中で役割が変わっていないか
たとえば、一つの大きな段落の中で、現在起きている問題を説明したあと、その原因へ話が移り、続けて今後の施策を示し、最後に目標まで書かれているとします。
文章として読めば意味は通ります。
それでも読み手は、最後まで読んでから「最初は現状の話で、途中から原因になり、その後に対策へ変わったのか」と内容を分類し直さなければなりません。
そこで、文章を短い言葉へ切り刻むのではなく、意味の流れに合わせてまとまりを分けます。
現在どのような状態なのかを説明したあと、その背景を掘り下げ、理由を踏まえて何を実施するのかへ進みます。その取り組みが最終的に何を変えるのかまで自然につなげれば、文章として読みながら論理の順番も追いやすくなるでしょう。
大切なのは短くすることではありません。
読み手が文章を自分で分類し直さなくても、意味の変化を追える状態をつくることです。
すべて読まなくても全体像を捉えられるようにする
文章量が必要なページでは、内容を無理に削るより、読み手が理解の深さを選べる状態を目指します。
最初にページの主張を把握でき、その後で理由や条件を詳しく確認できれば、急いでいる人は概要まで、判断材料まで必要な人は詳細まで読み進められます。
小見出しを使う場合も、単語だけを並べるのではなく、後に続く文章との関係が自然にわかる見出しを選ぶことが重要です。
「文章が多いから悪い」と決めつけて削り始める前に、全文を読まなければページの意味さえつかめない状態になっていないかを確認すると、本当に必要な修正が見えやすくなります。
原因6 情報同士の関係がわからない
文章を整理して複数のカードへ分けたのに、まだ話がわかりにくいことがあります。
この場合、問題は文章量ではなく、情報同士の関係が紙面から読み取れないことかもしれません。
たとえば三つの項目が横に並んでいても、それらが同じ重要度のメリットなのか、順番に実施する工程なのか、比較する三つの選択肢なのかは、配置次第では判断できません。
作成者には当然の関係でも、読み手が同じ前提を持っているとは限らないのです。
図解は情報の論理関係から選ぶ
同じ重要度の情報を紹介するのであれば、形や大きさを揃えたカードで並列関係を表現できます。
複数の案を比べるのであれば、同じ評価軸を使った表や対比型の配置が理解しやすいでしょう。
時間の経過を説明するなら進行方向がわかる形にし、原因と結果を伝える場合には、どの要素から何が生じるのかを視覚的につなぎます。
つまり、図解とは文章を四角形の中へ入れ替える作業ではありません。
情報同士の関係を整理し、それを読み手が推測しなくてもよい形へ変える作業です。
図形を置く前に、「このページでは二つの商品を価格と機能で比較する」「三つの施策を順番に実施する」と、伝えたい関係を文章で説明してみるとよいでしょう。
自分でも関係を明確に言えないまま箱や矢印を増やせば、読み手にも同じ混乱を渡すことになります。
原因7 色に意味がない
資料が少し地味に感じられると、色を増やしたくなることがあります。
青を使い、注意事項には赤を置き、別の情報には緑を使う。さらに強調したい場所へオレンジを加えると、編集している画面では華やかになったように感じるでしょう。
しかし、色を増やすほど、読み手は「この色には何の意味があるのだろう」と考えなければならなくなる場合があります。
見栄えを良くするための色が、別の解読作業を増やしてしまうわけです。
色は装飾より情報の識別に使う
色の強みは、異なる情報をすばやく区別できることです。
たとえば、自社側の情報には同じ色を使い、顧客側には別の色を割り当てれば、一度ルールを理解した読み手は、その後のページでも色を手掛かりとして内容を追えます。
重要な数字だけにアクセント色を使う方法も有効です。
反対に、同じ青色が自社を示す場所もあれば、重要情報を示す場所もあり、別のページでは単なる装飾になっていると、色を見るたびに意味を考え直す必要があります。
実務では、基本色や資料のテーマを示す色、強調に使う色など、役割を絞ると管理しやすくなります。
ただし「資料は必ず3色以内」といった絶対的な制限を設ける必要はありません。
グラフで複数のカテゴリーを示す場合など、必要な色数は目的によって変わります。
大切なのは、色数そのものより、それぞれの色に一貫した意味があることです。
色だけで情報を伝えない
WCAGでは、色を情報伝達の唯一の視覚的手段にしないことが求められています。これはWebアクセシビリティの基準ですが、資料を幅広い人へ伝えるうえでも参考になる考え方です。
たとえば、良い結果を緑、悪い結果を赤だけで示した場合、その色差を判別しにくい人には意味が十分に伝わらない可能性があります。
そこで、色だけではなく太字やアイコン、形状、文字による説明などを組み合わせます。
色を外しても意味が残り、そのうえで色が理解を助ける状態になっていれば、配色は装飾ではなく情報設計として機能しています。
見づらい資料を症状から診断する
7つの原因を理解しても、実際に自分の資料を開くと「どれから確認すればよいのだろう」と迷うことがあります。
そんなときは、原因を最初から一つずつ探すのではなく、資料を見たときに感じる症状から逆算すると修正箇所を絞り込みやすくなります。
| 読み手が感じる状態 | 考えられる主な原因 | 確認したいポイント |
|---|---|---|
| 全体がごちゃごちゃして息苦しい | 余白不足や情報量の過多 | 外周や要素間やボックス内部に適切な空間があるか |
| どこから読めばよいかわからない | 情報階層が弱い | 結論と本文と補足に視覚的な差があるか |
| 話の流れを途中で見失う | 情報構造が曖昧 | 比較や時系列や因果などの関係が見えるか |
| 全体が幼く見える | 装飾や配色が強すぎる | 原色や影や太い枠線を必要以上に使っていないか |
| 微妙に落ち着かない | 整列が崩れている | 同じ役割の要素が共通の基準線に揃っているか |
| 全文を読まないと内容がつかめない | 文章構造や情報階層が弱い | 数秒見ただけでもページの主張を把握できるか |
一枚の資料に複数の症状が同時に現れることもあります。
余白が足りないことで画面全体が密集し、その結果として重要な情報まで埋もれているようなケースです。
この表を使う目的は、自分の資料にいくつ欠点があるのか数えることではありません。
曖昧だった違和感を、「まず整列を見る」「今回は情報階層から直す」という具体的な行動へ変えることです。
そして、直接原因を一つ見つけたあとには、「なぜこの状態になったのか」と一段上まで考えてみます。
そこで資料の目的や情報選定に問題が見つかれば、紙面だけを直すより先に上流から整理したほうがよいでしょう。
Before Afterでわかる見づらい資料の修正手順
ここからは、一枚の資料を実際に直す場面を考えます。
題材は、新規事業への参入を提案するスライドです。
修正前のページには「新規事業プランの提案」というタイトルがあり、その下に市場規模や自社の強み、競合との違い、導入コスト、今後のスケジュールが一続きの文章として記載されています。
作成者は、情報が不足しないようかなり気を配りました。
文章全体を太い赤枠で囲み、話のつながりが伝わるように大きな矢印も追加しています。
本人からすると、必要な説明を省かなかった資料です。
だからこそ、「ここまで書いているのに、なぜ伝わらないのだろう」と感じます。
ところが読み手は、市場の説明を読み、その途中で目立つ矢印へ視線を移し、自社の強みを確認したあとでスケジュールへ進み、最終的に何を提案されているのかを自分の頭の中でまとめなければなりません。
情報が足りないのではありません。
情報を整理する仕事が、まだ読み手側に残っています。
最初に資料の目的までさかのぼる
この状態で最初に行うのは、色やフォントの変更ではありません。
「このページを見た人に、最終的に何を理解してほしいのか」を確認します。
もし中心となる提案が、「成長市場へ自社の強みを生かして参入し、半年後のリリースを目指したい」という内容であるなら、それがページの主役です。
市場規模も、競合との違いも、スケジュールも重要ではありますが、それらは中心となる提案を理解し、判断してもらうための根拠になります。
修正前の資料では、この役割分担が曖昧だったため、すべてが同じ強さで置かれていました。
目的へ戻ると、何を強く見せ、何を支える情報として扱えばよいのか判断できるようになります。
情報を減らす前に役割を整理する
次に、長い文章の中に入っている情報を役割で分けます。
市場がどのような状態にあるのかを説明する情報と、自社がそこで優位性を持てる理由、さらに実際の展開予定では、読み手が確認する目的が違います。
それぞれを紙面上でも別のまとまりとして扱えば、文章を最後まで読んでから頭の中で分類する必要がなくなります。
さらに、市場と競合を比べるのであれば比較しやすい形へ整え、開発からリリースまでの予定を示すのであれば時間の流れとして見せます。
この段階では、まだ色を作り込まなくても構いません。
白黒にしても論理が理解できる状態を先につくることが大切です。
直接原因を修正して紙面を整える
構造が決まったあとで、7つの直接原因を確認します。
同じ役割を持つ情報ブロックは位置や幅を揃え、異なる情報の間には関係が判断できる余白を設けます。
最初に理解してほしい提案は本文より一段強く見せ、根拠となる情報はそれより控えめにすると、読み手は自然に結論から詳細へ進めます。
修正前の太い赤枠や大きな矢印も、ここで役割を見直します。
配置や余白だけで情報のまとまりが伝わるなら、枠線を弱くできますし、順番が十分に理解できるなら矢印を小さくすることもできます。
最後に色を使う場合も、重要な数字や意味のある分類へ用途を絞ります。
こうして修正すると、読み手は最初にページの主張を理解し、その後で必要な根拠へ進めるようになります。
掲載している情報そのものは、大幅に削っていません。
変わったのは、情報を整理する人です。
修正前では読み手に整理を委ねていましたが、修正後では作り手が情報の関係と優先順位を先に示しています。
資料を見やすくする要点は、読み手に整理を委ねず、作り手が情報の関係と優先順位を先に示すことです。
資料改善は小さく試して変化を確認する
自分の資料へ戻ってみると、整列も余白も色も気になり始めるかもしれません。
「ここまで問題があるなら、全部作り直したほうが早いのではないか」と感じることもあるでしょう。
しかし、複数の要素を一度に変えてしまうと、完成後に何が改善へつながったのかわからなくなります。
そこで、修正はできるだけ小さく試します。
たとえば、最初は整列だけを直した状態でBeforeとAfterを比べ、その変化を確認したあとに余白へ進みます。さらに情報階層を調整する場合も、前の状態を残しておけば、どの変更によって読み方が変わったのかを判断できます。
すると、「何となく良くなった」で終わりません。
左端を揃えたことで視線が安定したのか、補足の主張を弱めたため結論が目立つようになったのか、自分の言葉で説明できるようになります。
この経験は次の資料でも使えます。
資料作成が上手な人になるために、毎回まったく新しいデザインを思いつく必要はありません。
症状を見つけ、原因を考え、それに合った修正を選べる判断基準を少しずつ増やすほうが、実務では再現性があります。
自分では資料の見づらさに気づきにくい理由
何度も見直して問題がないと思った資料を別の人へ渡すと、すぐに「ここがわかりにくい」と言われることがあります。
作成者からすると、十分に説明しているつもりだったため、「なぜここで迷うのだろう」と少し納得できないこともあるでしょう。
しかし、作成者には読み手が持っていない情報があります。
この結論へ至るまでの議論も、数字を選んだ理由も、削った説明も知っています。
そのため、紙面上では説明が飛んでいても、自分の記憶を使って自然につなげられます。
初見の読み手には、その補助線がありません。
作り手が無意識に補っている内容ほど、資料だけを渡された人にとっては「急に話が変わった」ように感じられることがあります。
第三者には感想より読み方を聞く
完成後に第三者へ確認してもらうことは有効ですが、「見やすいですか」とだけ聞くと、十分な改善材料を得られない場合があります。
相手も「大丈夫だと思います」と答えて終わるかもしれません。
そこで、最初にどこへ目が向いたのか、そのページから何が一番重要だと感じたのか、途中で話がつながらなくなった場所があったかを確認します。
自分が最初に見てほしかった結論とは違う場所へ相手の視線が向いていたなら、情報階層を見直す必要があるでしょう。
さらに、伝えたかった結論そのものが違って受け取られている場合には、配置だけではなく資料の目的や情報整理まで戻ったほうがよい可能性があります。
第三者確認の目的は、資料がきれいかどうかを採点してもらうことではありません。
自分には見えなくなった、読み手が迷う瞬間を見つけるために行います。
まとめ 資料が見づらい原因を階層で考える
資料が見づらいと言われると、最初に自分のデザインセンスを疑いたくなるかもしれません。
しかし、見づらさは感覚だけで生まれるものではありません。
資料の目的や情報選定といった根本原因があり、それが整列の崩れや余白不足、情報階層の弱さ、過剰な装飾、文章構造の不明瞭さ、情報関係の曖昧さ、意味のない配色といった代表的な直接原因として紙面へ現れます。
そして読み手は、それを「ごちゃごちゃする」「どこから読めばよいかわからない」「流れがつかめない」といった症状として感じます。
まず、自分の資料を見たときにどの症状があるのかを確認します。
そこから直接原因を探し、紙面を直しても問題が残るのであれば、目的や情報の選び方まで一段上へ戻ります。
一度にすべてを作り直す必要はありません。
問題を一つだけ選んで小さく修正し、BeforeとAfterを比べながら、なぜ読みやすくなったのかまで確認できれば、その判断は次の資料にも使えます。
資料を見やすくするために必要なのは、特別な装飾技術ではありません。
読み手へ任せていた整理を作り手が引き受け、情報の関係と優先順位を先に示すことです。
その積み重ねによって、「なんとなく見づらい資料」は、読み手が迷わず理解し、判断しやすい資料へ変わっていくでしょう。
参考資料
認知負荷と情報整理については、ワーキングメモリの容量と認知負荷理論を扱う Cambridge University PressのCognitive Load Theory and Instructional Design が参考になります。余白と情報の関係については デジタル庁デザインシステムの余白ガイド、色だけに依存しない情報設計については W3CのUse of Color解説 を参照できます。資料デザインにおける整列や余白や情報階層の具体例については、c-slideの資料デザイン6つの法則 も実例を確認する資料として役立ちます。
