マンション管理士は管理組合の管理者に就任できる？　選任手続と管理規約と注意点を解説

「次の理事長をお願いできる人がいない」「輪番制で何とか続けてきたけれど、もう限界ではないか」。役員選びのたびに同じ悩みが繰り返されると、現在の役員だけでなく、区分所有者全体が管理組合の将来に不安を感じるようになります。

高齢になって役員を引き受けることが難しい人が増え、不在所有者や賃貸住戸も増えている。それでも、大規模修繕や設備更新、管理委託費の見直し、修繕積立金の検討といった重要な判断は止められません。

「誰かがやらなければならない。でも、その誰かが見つからない」

こうした状況で検討される選択肢の一つが、外部のマンション管理士に管理者として管理組合運営を担ってもらう方法です。

結論からいえば、管理規約や選任手続等を確認し、適切に選任された場合には、外部専門家であるマンション管理士が管理者等に就任することが想定されています。

ただし、マンション管理士の資格を持っているだけで、自動的に管理者になるわけではありません。

外部のマンション管理士を管理者にする場合には、現在の管理規約を確認したうえで必要な総会決議を行い、管理者へ任せる権限、任期、報酬、管理者事務委託契約、監事や金銭管理を含めた監督体制まで整える必要があります。

大きく整理すると、確認したいのは次の流れです。

さらに重要なのは、「役員不足だから外部管理者を探す」という一方向の考え方にしないことです。

外部管理者方式を検討するときには、現在の管理方式を変える必要性と、外部管理者を安全に受け入れられる体制を分けて考える必要があります。

役員不足が深刻であっても、管理者を監督する人がいない、管理組合の財産を安全に管理する仕組みがない、高額な工事を管理者以外が確認できないという状態であれば、急いで外部管理者へ権限を移すことが最善とは限りません。

一方、理事会は現在も機能しており、不足しているのが専門的な判断だけであれば、マンション管理士を管理者にせず、顧問や外部監事として活用するほうが管理組合に合う可能性もあります。

外部管理者方式は、管理組合の仕事を外部へ丸ごと渡して終わる制度ではありません。

区分所有者が抱えてきた日常的な実務を専門家へ移しながら、重要な意思決定と監督は管理組合側へ残していく。その役割分担をどう設計するかが、外部管理者方式を考えるうえで重要になります。

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マンション管理士は管理者に就任できる

マンション管理士が管理組合の管理者に就任することは可能です。

区分所有法第25条第1項では、規約に別段の定めがない限り、区分所有者は集会の決議によって管理者を選任し、または解任できるとされています。

同条では、管理者を「区分所有者でなければならない」と一律に限定していません。

そのため、そのマンションに住戸を所有していない外部のマンション管理士であっても、管理規約や必要な手続に従って適切に選任されれば、区分所有法上の管理者に就任できます。

国土交通省の「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」でも、マンション管理士、弁護士、公認会計士などの外部専門家が管理者等として関与する方式が想定されています。

ただし、「マンション管理士であれば自由に管理者になれる」という理解は適切ではありません。

たとえば、現在の管理規約で「理事長を区分所有法上の管理者とする」と定め、さらに理事や理事長の資格を組合員に限定しているマンションがあります。

この状態で区分所有者ではないマンション管理士へ個人的に依頼し、「来月から管理者をお願いします」と合意しただけでは、予定している管理方式と現在の管理規約が整合しない可能性があります。

マンション管理士を理事長兼管理者にするのか、理事長とは別の管理者として選任するのか、あるいは理事会を設けない管理方式へ変更するのかによって、必要になる管理規約の整備も変わります。

したがって、正確には「管理規約や選任手続等を確認し、適切に選任された場合には、外部専門家であるマンション管理士が管理者等に就任することが想定されています」と理解する必要があります。

マンション管理士という資格を持っていることと、特定の管理組合から管理者としての権限を与えられることは別です。

この違いを理解することが、外部管理者方式を検討する出発点になります。

マンション管理士と管理者は別の立場

マンション管理士と管理者は、根拠となる制度も役割も異なります。

マンション管理士は、マンション管理適正化法に基づく国家資格者です。専門的知識をもって、管理組合の運営やマンション管理について相談に応じ、助言や指導その他の援助を行う専門家として位置付けられています。

これに対して、管理者は区分所有法上の管理執行を担う立場です。

区分所有法第26条では、管理者は共用部分等を保存し、集会の決議を実行し、規約で定められた行為を行う権利と義務を持つことが定められています。また、その職務に関して区分所有者を代理する立場にもなります。

つまり、マンション管理士として登録しているだけでは、特定の管理組合を代表して契約を締結したり、管理組合の財産に関する業務を執行したりする管理者としての権限は生じません。

そのマンションで適切な選任手続を経て初めて、管理者としての地位が生まれます。

管理者と理事長は必ずしも同じではない

一般的な理事会方式では、管理規約によって理事長を区分所有法上の管理者とする形が広く使われています。

そのため、これまで管理組合の役員を経験してきた人ほど「理事長と管理者は同じもの」と感じるかもしれません。

しかし、法的な概念としては別です。

外部管理者方式では、マンション管理士などの外部専門家を管理者としながら、区分所有者による理事会や理事長を残す方法があります。

反対に、役員のなり手不足が深刻で理事会そのものを維持することが難しいマンションでは、理事会を設置せず、管理者と監事、総会を中心に運営する方式も考えられます。

したがって、「外部管理者方式にしたら理事会を廃止する」という一つの形だけを想定する必要はありません。

理事長になる人だけが不足しているのか、理事そのものを確保できないのか、あるいは人はいても専門的な判断が難しいのかによって、適した仕組みは変わります。

マンション管理士を管理者に選任する手続

マンション管理士を管理者に迎える場合、候補者を見つけてから管理規約を合わせるより、現在の管理規約と管理方式を先に確認したほうが安全です。

現在の管理規約を確認する

最初に確認するものは、候補となるマンション管理士の資格証ではなく、自分たちのマンションで現在有効な管理規約です。

国土交通省は、管理規約を作成または改正する際のひな型としてマンション標準管理規約を公表しています。現在の標準管理規約は令和7年10月17日改正版であり、2026年4月1日施行の改正区分所有法を踏まえ、総会開催手続や決議要件なども見直されています。

ただし、マンション標準管理規約そのものが各管理組合へ自動的に適用されるわけではありません。

実際の選任手続で出発点になるのは、自マンションの管理規約です。

特に確認したいのは、現在誰が区分所有法上の管理者とされているか、理事や監事の資格を組合員に限定しているか、外部専門家を役員として選任できるか、理事会を必須としているかという点です。

たとえば、現行規約が「理事長を区分所有法上の管理者とする」と定め、理事長を組合員に限定している場合、区分所有者ではないマンション管理士を理事長兼管理者として迎えるには規約改正等が必要になる可能性があります。

一方、理事会とは別に外部管理者を置くのであれば、理事長と管理者の権限が重ならないよう整理しなければなりません。

外部管理者方式へ移行するからといって、規約に書かれた「理事長」という言葉を機械的に「管理者」へ変更すればよいわけではありません。

誰が日常業務を執行し、誰が重要な意思決定を行い、誰が管理者を監督するのかまで、一つの統治構造として考える必要があります。

管理規約を読むことに慣れていない場合、最初から全面改正案を作ろうとすると、それだけで話が止まってしまうかもしれません。

まずは現在の規約から「管理者」「理事長」「理事」「監事」「総会」に関する条文を抜き出し、今のマンションでは誰が何を決めているのかを一枚に整理してみるとよいでしょう。

この作業だけでも、外部管理者を導入する際にどこを変える必要があるのかが見えやすくなります。

総会で必要な決議を行う

マンション管理士を正式な管理者として選任するときは、区分所有法と自マンションの管理規約に従って総会決議を行います。

区分所有法第25条では、規約に別段の定めがない限り、管理者を集会の決議によって選任または解任するとされています。

また、現在の管理規約のままでは外部管理者方式を採用できず、規約改正が必要になる場合には、管理者選任とは別に規約変更について必要な決議を行わなければなりません。

2026年4月1日施行後の区分所有法第31条では、規約の設定、変更または廃止について、区分所有者と議決権のそれぞれについて過半数が出席し、その出席した区分所有者と議決権の各4分の3以上による決議を原則としています。

また、法律または規約に別段の定めがない通常の集会議事について、現行の区分所有法第39条では、出席した区分所有者とその議決権の各過半数で決することが原則です。

ただし、実際の総会では自マンションの管理規約に別段の定めがないかも確認してください。

「以前の総会ではこの人数で決められたから今回も同じだろう」と過去の経験だけで判断すると、現在の法律や規約と合わない可能性があります。

特に2026年4月1日に区分所有法の決議要件が改正されているため、実際に総会を開くときは、その時点で有効な法令と自マンションの管理規約を照らし合わせて判断することが重要です。

管理者の権限と任期と報酬を決める

マンション管理士を管理者に選任するとき、「管理者として必要なことは全部お願いします」という曖昧な決め方は避けたほうがよいでしょう。

区分所有法上の管理者は、単なる事務代行者ではありません。その職務について区分所有者を代理する立場でもあります。

そのため、日常的な消耗品購入や少額修繕など管理者へ一定の裁量を与える領域と、長期間の契約、大規模修繕、予算変更、管理規約の変更など管理組合側の意思決定へ残す領域を分けて考える必要があります。

金額による権限制限を設ける場合も、一件当たりの上限だけでは十分でないことがあります。

たとえば「50万円まで管理者が単独で発注できる」とした場合、同じ種類の工事を何度かに分けて発注すれば、一件ごとの上限を超えなくても年間では大きな支出になる可能性があります。

そのため、一件当たりの金額とあわせて、同一業者への年間累計額や同種工事の累計額を確認対象にする方法も考えられます。

さらに、発注金額が小さくても、管理者と発注先との間に利害関係がある場合には、通常の発注手続と同じ扱いにしないほうがよいでしょう。

管理者の権限は「何円まで」という数字だけでなく、利益相反の有無、予算内かどうか、緊急性、管理者以外の確認主体が存在するかを組み合わせて設計することが重要です。

なお、管理者の代理権を管理規約等で内部的に制限した場合でも、第三者との関係ではその制限が十分に働かない場合があります。

そのため、規約へ権限を書くだけでなく、一定額以上の契約では承認書類を確認するなど、実際の取引手続まで含めて設計する必要があります。この点については、後ほど「外部管理者へ任せる前に整えたい5つの仕組み」で詳しく説明します。

任期1年程度は法律上の一律義務ではない

外部管理者の任期について、国土交通省の外部管理者方式等に関するガイドラインでは、管理者としての適切性を区分所有者が定期的に確認できる体制を作る観点から、任期を原則1年程度とし、毎年の総会で選任の決議を行うことが望ましいという考え方が示されています。

ここは「法律で必ず1年と決まっている」と理解しないことが重要です。

原則1年程度という考え方は、国土交通省ガイドライン上の推奨です。

一度選任した管理者へ長期間そのまま任せるのではなく、仕事ぶりや報告状況を見ながら、次年度も任せるかを区分所有者が定期的に判断できるようにすることに意味があります。

報酬については、月額だけで比較すると実態を見誤ることがあります。

通常の管理者報酬に何が含まれているのか、管理規約の全面改正、大規模修繕への対応、特殊な滞納対応、訴訟などが追加報酬になるのかを確認し、一年間に必要となる総額で比較すると判断しやすくなるでしょう。

管理者事務委託契約を確認する

管理者としての選任と並んで重要なのが、マンション管理士等の外部専門家との管理者事務委託契約です。

2026年4月1日改訂の国土交通省「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」では、外部専門家についても「管理者事務」「管理者事務委託契約書」という用語が用いられています。

そのため、本記事でもマンション管理士等の外部専門家との契約については「管理者事務委託契約」という表現に統一します。

契約では、管理者がどの業務を担当するのかに加えて、報酬、実費、契約期間、定期報告、秘密保持、再委託、利益相反、損害賠償、賠償責任保険、契約終了、資料返還、引継ぎなどを確認します。

マンション管理士などの外部専門家を管理者とする場合には、国土交通省の「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」に示されている管理者事務委託契約書の例などが参考になります。

国土交通省が2025年12月12日に策定した正式名称の「マンション標準管理者事務委託契約書」は、マンション管理業者が管理者となる「管理業者管理者方式」の場合の管理者事務委託契約書のひな形として公表されたものです。

外部専門家であるマンション管理士との管理者事務委託契約を検討するときは、2026年4月改訂の外部管理者方式等に関するガイドラインに掲載された外部専門家向けの契約書例を確認し、管理業者管理者方式向けの「マンション標準管理者事務委託契約書」と混同しないことが重要です。

また、マンション管理士が管理者になったとしても、清掃、設備管理、出納などの日常的な管理事務については、従来どおりマンション管理会社へ委託し続けるケースがあります。

その場合は、マンション管理士が「管理者として行う事務」と、管理会社が「管理委託契約に基づいて行う管理事務」を分けて確認します。

同じ仕事が双方の契約に重複していないか、反対にどちらの契約にも書かれていない仕事がないかを見ておきます。

役割分担が曖昧なままだと、問題が起きたときに「それは管理者の仕事だったのか」「管理会社の仕事だったのか」という責任の所在まで曖昧になってしまいます。

契約を作る目的は、専門家を縛ることではありません。

管理組合側とマンション管理士側の双方が、「どこまで任されているのか」「どこからは総会や監事の判断が必要なのか」を同じ認識で仕事を始められる状態を作ることにあります。

マンション管理士は管理者・顧問・監事のどれで依頼するべきか

マンション管理士を活用する方法は、管理者への就任だけではありません。

ここで役立つのが「現在の管理方式を変える必要性」と「外部管理者を安全に受け入れられる体制」を分けて考える方法です。

この記事でいう受入体制とは、主として管理者を監督できること、管理組合財産を守れること、利益相反を確認できること、必要な場合に管理者を交代できることを指します。

管理者と顧問では権限が大きく違う

役員不足という言葉を聞くと、「もう外部の人へ任せるしかない」と考えたくなるかもしれません。

しかし、実際に不足しているものを整理すると、問題が違って見えることがあります。

理事長を引き受ける人そのものがいないのであれば、外部管理者方式が現実的な選択肢になります。

一方、理事長や理事はいるものの、管理会社から出された大規模修繕の見積もりや管理委託費の値上げを判断できずに困っているのであれば、必要なのは管理を代わってくれる人ではなく、判断を支えてくれる専門家かもしれません。

その場合、マンション管理士との顧問契約や外部監事という方法もあります。

管理者への就任を目的にするのではなく、今の管理組合で失われている機能は何なのかを確認することが大切です。

外部管理者へ任せる前に整えたい5つの仕組み

外部管理者方式については、法律上の要件、各マンションの管理規約によって必要となる事項、国土交通省ガイドライン上の推奨、実務上設けておきたい対策が存在します。

ここから説明する五つは、「すべて満たさなければ法律上外部管理者を導入できない」という法定要件ではありません。

外部管理者へ一定の権限を任せながらも、管理組合が管理の主体として重要な意思決定と監督を続けるために、実務上確認しておきたい仕組みを整理したものです。

具体的には、監事、金銭管理、権限管理、利益相反と高額工事、定期報告の五つです。

監事が実際に管理者を監督できる仕組み

外部管理者方式では、誰を管理者に選ぶかと同じくらい、誰がその管理者を監督するのかが重要になります。

特に理事会を設置しない方式では、管理者の業務を日常的に確認する他の理事がいないため、監事へ期待される役割も大きくなります。

国土交通省のガイドラインでは、外部管理者方式において、監事のうち少なくとも1人をマンション管理士、弁護士、公認会計士などの外部専門家から選任することが望ましいという考え方が示されています。

さらに、区分所有者からも監事を選任することが望ましいとされています。

これらは、すべての場合に法律上必ず行わなければならないという意味ではなく、ガイドライン上の推奨として理解する必要があります。

外部専門家の監事であれば、会計、契約、管理規約などを専門的な視点から確認できます。

一方、区分所有者である監事には、そのマンションで暮らしているからこそ分かる変化があります。

帳簿上は問題がなくても、以前より住民への説明が少なくなっている、管理者へ質問しても回答まで長くかかるようになったといった変化は、日常的にマンションへ関わる区分所有者だからこそ気付けることもあるでしょう。

専門的な監査と生活者としての視点を組み合わせることで、管理者を一方向だけから評価する状態を避けやすくなります。

ただし、監事という役職の名前を置くだけでは監督体制は完成しません。

管理者が締結した契約、請求書、預金残高、会計資料、発注記録など、監査に必要な資料へ適切にアクセスできることが必要です。

そのうえで、疑問がある場合には管理者へ説明や資料提出を求められ、重大な問題が確認されたときには総会への報告など必要な対応へつなげられる状態を作ります。

管理者へ任せる権限が大きくなるほど、それに応じた監督手段も確保することが重要です。

金銭管理を一人で完結させない仕組み

管理費や修繕積立金は、マンションによって数千万円から数億円規模になることがあります。

外部管理者に業務を任せるときには、「通帳を誰が保管するか」「印鑑を誰が持つか」だけではなく、支払いがどのような手順で実行されるのかまで考える必要があります。

管理者が発注先を選定し、請求内容を確認し、支払いを決定し、そのまま資金移動まで一人で完結できる状態では、他者による牽制が働きにくくなります。

通帳と印鑑を分けて保管する方法は一つの対策ですが、形式的に別の人が印鑑を持っているだけで、内容を確認せずに押印しているのであれば、実質的な監督にはつながりません。

オンラインバンキングを利用する場合にも、振込データを作成する権限と最終的な承認権限を分ける方法が考えられます。

外部管理者を疑うために行うのではありません。

誰が管理者になっても、一人の判断だけで大きな資金を動かしにくい仕組みにすることで、管理者本人にとっても疑念を持たれにくい運営になります。

権限制限を規約と実務の両方で機能させる仕組み

外部管理者へ一定の裁量を与えなければ、何をするにも総会や監事の承認が必要となり、日常管理が進みにくくなります。

一方、管理者へほとんどの判断を任せてしまえば、外部管理者へ権限が集中します。

そのため、管理規約や総会決議等によって、管理者が単独で処理できる業務と、管理者だけでは決められない事項を分けることが重要です。

同項では、管理者の代理権に加えた制限は、善意の第三者に対抗できないとされています。

たとえば、管理組合内部で「50万円を超える契約は総会の承認が必要」と決めていたとしても、そのような内部的制限を知らない第三者との関係では、管理組合側がその制限を十分に主張できない場合があります。

したがって、管理規約へ権限制限を書いただけで安心するのは適切ではありません。

一定額以上の契約については総会議事録や承認書類を確認する手続を設け、契約相手から見ても管理者の権限範囲を把握できるようにするなど、規約上のルールを実際の契約手続へ反映させる必要があります。

「規約では禁止していた」という内部の事情だけに頼らず、取引の段階でも管理者の権限を確認できるようにするという考え方です。

利益相反と大規模修繕を管理者だけで判断させない仕組み

マンション管理士を管理者にすれば、利益相反が一切なくなるわけではありません。

マンション管理士が特定の工事会社やコンサルタントと継続的な関係を持っている場合も考えられます。

その関係自体が直ちに問題という意味ではありません。

大切なのは、紹介料などの経済的利益があるのか、なぜその会社を候補にしたのか、他の会社と比較したのかといった情報を管理組合側が確認できることです。

利益相反は、不正行為そのものを意味する言葉ではありません。

一方の立場で得る利益と、管理者として守るべき管理組合の利益が衝突する可能性のある状態を指します。

その可能性がある場合に情報を開示し、管理者以外の者が確認し、必要な承認を得る仕組みが重要になります。

特に大規模修繕は、管理組合にとって非常に大きな金額が動く場面です。

日常管理を外部管理者へ任せていても、発注先の選定まで管理者一人だけで完結させることは避けたほうがよいでしょう。

複数の区分所有者や監事、必要に応じて第三者専門家などが、見積条件や候補業者、選定理由を確認できる体制が考えられます。

ここで重要なのは、「修繕委員会」という名称の組織を作ること自体ではありません。

管理者とは異なる立場の人が、発注先の比較や選定過程へ実質的に関与できることに意味があります。

緊急修繕については、総会を待っている間に被害が広がる場合もあるため、管理者へ一定の裁量を認める必要があります。

その場合でも、対応後には発生理由、金額、発注先、対応結果を確認し、同じ設備で緊急修繕が繰り返されているなら、設備更新など中長期的な対策へつなげる仕組みにしておくことが望ましいでしょう。

定期報告と臨時報告で管理状況を見えるようにする仕組み

外部管理者へ仕事を任せるほど、管理者以外の人から現在の管理状況が見えることが重要になります。

ただし、マンション管理士などの外部管理者について、全国一律に同じ内容の月次報告を義務付ける法律があるわけではありません。

実際の報告内容や頻度は、法令だけではなく、管理規約、総会決議、管理者事務委託契約などを踏まえて設計します。

実務上は、次のような内容を定期的に確認すると管理状況を把握しやすくなります。

すべての詳細を毎月区分所有者全員へ配布しなければならないという意味ではありません。

監事や理事会が詳細な報告を定期的に確認し、その中から管理組合全体に影響する重要事項を区分所有者へ伝える方法もあります。

また、通常の定期報告とは別に、重大事故、高額な緊急修繕、大きな利益相反のおそれなどが発生した場合には、次回の定期報告まで待たず、監事等へ知らせる臨時報告の仕組みも考えられます。

報告書の枚数を増やすことが目的ではありません。

管理者以外の人も状況を把握でき、問題が大きくなる前に気付ける状態を作ることが重要です。

マンション管理士を管理者にするメリットとデメリット

マンション管理士を管理者にする大きなメリットの一つは、役員不足によって管理組合そのものが機能しなくなる事態を避けやすくなることです。

高齢化や賃貸化が進んで役員候補が減れば、総会のたびに同じ人へ理事長を頼む状態になることがあります。

引き受ける側は「また自分なのか」と負担を感じ、頼む側も「今年もお願いするしかない」と申し訳なさを感じながら頭を下げなければならない。

この状態が何年も続けば、管理組合の仕事へ関わることそのものを負担に感じる人が増えても不思議ではありません。

外部管理者方式によって日常的な管理執行を専門家へ任せることができれば、こうした負担を軽くできる可能性があります。

専門知識を継続的に活用できる点もメリットです。

マンション管理では、管理規約、管理委託契約、長期修繕計画、修繕積立金、滞納問題、保険、大規模修繕など、多岐にわたる問題を判断しなければなりません。

輪番制で役員が短期間に交代するマンションでは、ようやく仕組みを理解したころに任期が終わってしまうこともあります。

マンション管理士が継続して管理へ関われば、そのマンションが過去にどのような判断をしてきたのかを把握しながら、専門知識を生かしやすくなるでしょう。

一方、外部管理者には報酬が発生します。

これまで区分所有者が無報酬または少額の役員手当で行っていた仕事を専門家へ依頼するため、管理組合の固定的な支出が増える可能性があります。

さらに外部専門家の監事を置く場合には、その報酬も考えなければなりません。

ただし、「費用が増えるから損」と単純に判断することも適切ではありません。

役員不足で重要な判断が何年間も停滞することや、専門的な検討ができないまま高額な契約を締結することにも経済的な影響があります。

外部管理者への報酬だけを見るのではなく、その費用によって何を改善し、どのようなリスクを減らそうとしているのかを考える必要があります。

区分所有者の当事者意識が薄れる可能性もあります。

専門家が日常業務を担うようになると、「もう管理は任せているのだから、総会資料まで読まなくてもいいだろう」という気持ちが生まれるかもしれません。

しかし、外部管理者方式によって区分所有者の役割がなくなるわけではありません。

日常的な細かい実務から離れる代わりに、区分所有者は予算、大規模修繕、管理者の再任などの重要事項を判断し、管理者が適切に仕事をしているかを監督する側へ役割を移していきます。

「管理から離れる」のではなく、「関わり方を変える」と考えるほうが実態に近いでしょう。

マンション管理士を候補者として選ぶときの確認事項

マンション管理士を管理者候補として比較するときは、資格の有無と月額報酬だけで決めないほうがよいでしょう。

自分たちのマンションと同程度の規模や築年数の管理経験があるか、現在抱えている問題に近い案件を扱った経験があるかを確認します。

定期報告の方法、緊急時の連絡体制、賠償責任保険、利益相反への方針、関係業者との取引、長期不在時のバックアップ、辞任時の引継ぎも重要な判断材料です。

個人で活動するマンション管理士の場合には、本人が病気などで業務を継続できなくなったときにどうするのかも確認したほうがよいでしょう。

組織に所属するマンション管理士の場合には、実際の担当者が誰なのか、担当者が交代した際に管理組合の情報や過去の判断経緯が適切に引き継がれるのかを見ます。

「話しやすい人だった」「説明が丁寧だった」「誠実そうだった」という印象も、長期間付き合う相手を選ぶうえでは大切です。

それでも、管理費や修繕積立金という大きな財産を扱う可能性まで考えれば、人柄だけに依存しない制度を作る必要があります。

信頼できる人を選ぶことと、誰が担当しても監督が働く仕組みにすることは両立できます。

管理会社が管理者になる方式との違い

外部管理者方式には、マンション管理士などの外部専門家が管理者になる方式だけでなく、日常の管理事務を受託するマンション管理会社が管理者となる「管理業者管理者方式」もあります。

どちらも役員不足への対応策になり得ますが、利益相反などの構造は異なります。

管理会社が管理者となり、その会社が通常の管理事務も受託している場合、管理組合を代表して判断する立場と、管理委託費や工事等から収益を得る企業としての立場が同じ組織の中に存在します。

この状態そのものが不正を意味するわけではありません。

ただし、自社や関連会社への発注、管理委託契約の更新、追加業務などについて、利益相反が生じる可能性を前提に確認と監督の仕組みを設ける必要があります。

法改正による制度整備と標準契約書の策定は別

2025年の法改正等を受け、マンション管理適正化法関係の制度変更が2026年4月1日に施行されました。

また、国土交通省は2026年4月1日に「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」を改訂し、管理業者管理者方式の導入プロセス、利益相反取引、通帳や印鑑等の保管体制などについて整理しています。

これとは別に、国土交通省は2025年12月12日、制度改正に対応した実務上のひな形として「マンション標準管理者事務委託契約書」を策定しました。

あわせて、マンション標準管理委託契約書の改正や、管理業者管理者方式に対応したマンション標準管理規約の書き換え表も公表しています。

つまり、「マンション標準管理者事務委託契約書」を策定したこと自体によって、新しい法律上の規制が作られたわけではありません。

法改正等によって生じた制度上の規律と、その制度へ対応するために国土交通省が示した契約書や規約のモデルは分けて理解する必要があります。

また、独立したマンション管理士を管理者にすれば、管理業者管理者方式で問題となる利益相反がそのまま同じ形で生じるわけではありません。

しかし、マンション管理士にも関連業者との関係等が存在する可能性はあります。

そのため「マンション管理士だから安全」「管理会社だから危険」という肩書だけの比較ではなく、実際の権限、報酬、利益相反への対応、監事、財産管理、交代時の仕組みまで比較することが重要です。

管理者の再任と解任と引継ぎも最初に決めておく

外部管理者を選ぶときは、「どうやって就任してもらうか」に意識が向きます。

ようやく役員不足を解消できそうだと感じれば、辞めてもらうときのことまで考える余裕がないかもしれません。

しかし、長く使える制度にするのであれば、「どうやって交代できるか」まで導入時に考えておくことが重要です。

管理者としての地位を解任することと、マンション管理士との管理者事務委託契約を終了させることは、必ずしも同じ問題ではありません。

総会で管理者を解任したとしても、契約上の予告期間、報酬精算、資料返還などの手続が残る可能性があります。

そのため、契約締結前に契約期間、中途終了、解除事由、通知期限、報酬精算、資料返還、秘密保持、引継ぎなどを確認しておきます。

また、実際に管理者を交代させる場合は、解任してから後任を探すのではなく、できる限り後任管理者や暫定的な管理体制を先に準備したほうがよいでしょう。

管理者が変われば、銀行口座の代表者登録、取引先への届出、管理組合の契約書、会計資料、区分所有者名簿、電子データ、オンラインサービスの権限、進行中の工事や滞納対応なども引き継ぐ必要があります。

総会で解任決議をしただけで、資料や実際の権限が旧管理者側に残ったままでは、新しい管理体制はすぐに動けません。

管理者へ仕事を任せる入口だけではなく、交代するときの出口も同時に作っておくことで、一人の専門家へ依存しすぎない仕組みに近づきます。

実際の管理組合で起こりやすい検討例

高齢化と賃貸化で役員候補が見つからないマンション

築35年で40戸程度のマンションを想定します。

長年、輪番制で役員を決めてきましたが、居住する区分所有者の高齢化が進み、賃貸住戸も増えています。

以前であれば順番が回ってくると誰かが引き受けていたものの、健康状態や遠方居住を理由に辞退する人が増え、次の理事長がなかなか決まりません。

前年の理事長へ「もう一年だけお願いできませんか」と頼む状況が毎年続けば、引き受ける側には「また自分なのか」という負担が残ります。

一方、頼む側も「ほかにお願いできる人がいないから」と申し訳なさを感じながら、同じ人へ頭を下げ続けなければなりません。

このマンションでは、外部管理者方式を検討する必要性は高いと考えられます。

ただし、必要性が高いからといって、すぐマンション管理士を管理者に選任するわけではありません。

管理者を監督する監事を確保できるか、管理者報酬を継続して負担できるか、資金移動を一人で完結させない仕組みを作れるか、大規模修繕を誰が確認するかを先に整理します。

その準備ができてから、マンション管理士を管理者にする案と、管理会社を管理者にする案などを比較します。

理事長を引き受けることは難しくても、監事として一定の確認作業なら協力できる区分所有者がいるかもしれません。

その場合には、マンション管理士へ日常的な管理執行を任せながら、区分所有者側にも監督の役割を残す方式が考えられます。

役員をすべてなくすのではなく、負担が大きすぎて続けられない部分を専門家へ移すという考え方です。

管理会社の提案を判断できず不安なマンション

次に、築15年で150戸程度のマンションを想定します。

役員候補は確保できており、理事会も定期的に開催されています。

ところが、管理会社から設備更新や管理委託費の値上げが提案されるたびに、「この金額が本当に適正なのか分からない」という不安が残っています。

理事長としても、必要な工事へ反対したいわけではありません。

建物を適切に維持するために必要なら進めたいと思っています。

それでも、総会で区分所有者から「他社と比較したのか」「なぜ今交換する必要があるのか」「修繕積立金への影響はどのくらいなのか」と質問されたとき、管理会社から聞いた説明以上のことを答えられない状態では、自信を持って賛成を求めにくいでしょう。

このマンションで不足しているものは、管理を担う人ではありません。

不足しているのは、区分所有者が自分たちで判断するための専門知識です。

その場合、外部管理者方式まで導入せず、マンション管理士と顧問契約を結び、見積書、管理委託契約、長期修繕計画などについて助言を受ける方法が考えられます。

必要であれば、マンション管理士を外部監事として活用し、管理会社や理事会の業務を専門的に確認してもらう方法もあるでしょう。

同じマンション管理士へ依頼する場合でも、どうして専門家が必要なのかによって、管理者、顧問、監事という適した関わり方が変わります。

マンション管理士の管理者就任に関するよくある質問

マンション管理士の資格があれば自動的に管理者になれますか？

自動的に管理者になることはありません。

マンション管理士は国家資格者としての立場であり、管理者は特定のマンションについて区分所有法上の管理業務を担う立場です。

資格を持っていても、自マンションの管理規約と必要な選任手続に従って適切に選任されなければ、そのマンションにおける管理者としての地位は生じません。

区分所有者でないマンション管理士でも管理者になれますか？

区分所有者ではないことだけを理由に、区分所有法上の管理者になれないわけではありません。

区分所有法第25条は、管理者を区分所有者だけに限定していません。

ただし、自マンションの管理規約で管理者や役員の資格を組合員に限定している場合には、規約改正等が必要になる可能性があります。

法律上就任できることと、現在の管理規約のまま選任できることは分けて考える必要があります。

マンション管理士を監事にすることはできますか？

外部専門家を監事として選任できる管理規約と手続が整っていれば、マンション管理士を監事として活用できます。

国土交通省のガイドラインでも、外部管理者方式における外部専門家監事としてマンション管理士などが想定されています。

ただし、現在の管理規約で監事を組合員に限定している場合には、外部専門家を監事として選任できるよう必要な規約整備を確認することになります。

管理者と監事を同じマンション管理士が兼ねられますか？

管理者を監督する監事には、管理者から独立した立場が求められます。

同じ人物が管理者として行った業務を自分自身で監査する体制では、監督機能が適切に働きません。

そのため、外部管理者方式では管理者と監事を別の人物にする設計が重要です。

管理者と理事長は同じですか？

必ずしも同じではありません。

一般的な理事会方式では、管理規約によって理事長を区分所有法上の管理者としている場合が多いため、同じ人物が二つの立場を兼ねています。

一方、外部管理者方式では、外部管理者と区分所有者である理事長を別に置く方法もあります。

管理者の選任には総会決議が必要ですか？

区分所有法第25条では、規約に別段の定めがない限り、管理者を集会の決議によって選任または解任するとされています。

マンション管理士を管理者にする場合も、自マンションの管理規約を確認したうえで必要な総会決議を行います。

また、外部管理者方式への変更に伴って管理規約の改正が必要になる場合には、管理者選任とは別に規約変更について必要な決議を行います。

外部管理者にしたら理事会はなくなりますか？

必ずしもなくなりません。

外部管理者を置きながら区分所有者による理事会を残す方式もあれば、理事会を設けず管理者と監事、総会を中心に運営する方式も考えられます。

役員不足がどの程度進んでいるのか、区分所有者が今後どこまで管理組合運営へ関われるのかによって、適した方式は変わります。

管理会社を管理者にする場合とは何が違いますか？

管理会社が管理者となる管理業者管理者方式では、管理者と通常の管理事務を受託する会社が同じ主体になる場合があります。

そのため、自社や関連会社との取引、管理委託契約の更新などについて利益相反への対応が特に重要になります。

独立したマンション管理士が管理者になる場合には利益相反の構造が異なりますが、利益相反が一切なくなるわけではありません。

どちらの場合も、発注、財産管理、監事、定期報告、解任や引継ぎまで含めて確認する必要があります。

管理者の権限を管理規約で制限すれば安心ですか？

管理規約で管理者の権限を制限することは、管理組合内部のガバナンスとして重要です。

ただし、区分所有法第26条第3項では、管理者の代理権に加えた制限は善意の第三者に対抗できないとされています。

そのため、管理規約に金額上限を書くだけでなく、一定額以上の契約について総会議事録や承認書類を確認するなど、実際の契約手続でも権限制限が機能する仕組みを設けることが重要です。

管理者には毎月報告する義務がありますか？

マンション管理士などの外部管理者について、全国一律に同じ内容の月次報告を義務付ける法律があるわけではありません。

実際の報告内容や頻度は、法令だけでなく管理規約、総会決議、管理者事務委託契約などを踏まえて設計します。

外部管理者へ大きな権限を任せる場合には、監事等が事務執行を継続して確認できるよう、定期報告の内容と方法を具体化しておくことが望ましいでしょう。

管理者を解任すれば契約も自動的に終わりますか？

管理者としての地位と、マンション管理士等との管理者事務委託契約は分けて確認したほうが安全です。

総会で管理者を解任したとしても、契約上の通知期間、報酬精算、資料返還などの手続が残る可能性があります。

そのため、管理者を選任するときから契約終了や後任への引継ぎまで確認しておくことが重要です。

まとめ

マンション管理士は、管理規約や選任手続等を確認し、適切に選任されれば管理組合の管理者に就任できます。

ただし、マンション管理士という国家資格を持っているだけで、自動的に管理者になるわけではありません。

最初に自マンションの管理規約を確認し、必要な総会決議を行ったうえで、管理者へ任せる権限、任期、報酬、マンション管理士等との管理者事務委託契約を整える必要があります。

そのうえで重要になるのが、外部管理者を必要としていることと、安全に受け入れられることを分けて考える視点です。

役員不足が深刻であっても、監事による監督、財産を守る仕組み、利益相反への対応、必要な場合に管理者を交代できる制度がなければ、急いで外部管理者を選任することが最善とは限りません。

反対に、理事会が今も機能しており、不足しているものが専門的な判断だけであれば、マンション管理士を顧問や外部監事として活用する方法もあります。

外部管理者方式では、区分所有者の役割がなくなるわけではありません。

日常的な実務を専門家へ移しながら、区分所有者は重要な意思決定と管理者への監督へ重点を移していきます。

そのため、外部管理者へ任せる場合には、監事、金銭管理、権限制限、利益相反と高額工事、定期報告という仕組みを一体として整えておくことが大切です。

また、管理者の代理権を管理規約で内部的に制限しても、区分所有法第26条第3項によって善意の第三者に対抗できない場合があります。

管理規約に権限制限を書くだけではなく、契約承認書類などを使って、実際の取引でもその制限が機能する状態にする必要があります。

さらに、管理者を選ぶときから再任、解任、管理者事務委託契約の終了、資料返還、後任への引継ぎまで考えておけば、一人の専門家へ依存しすぎない管理体制を作りやすくなります。

外部管理者方式を導入すること自体が目的ではありません。

役員不足や専門知識不足によってマンション管理が止まることを防ぎ、区分所有者が無理なく重要な意思決定を続けられる状態を作ることが本来の目的です。

「もう誰も理事長を引き受けてくれない」という状況であれば、外部管理者方式は管理組合を支える大きな選択肢になるでしょう。

一方で、「専門的なことだけ判断できない」という悩みであれば、顧問や監事としてマンション管理士の力を借りるだけで問題を解決できるかもしれません。

参考資料

建物の区分所有等に関する法律 e-Gov法令検索

マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン 令和8年4月改訂 国土交通省

マンション標準管理規約 令和7年10月17日改正 国土交通省

マンション標準管理者事務委託契約書等の策定・改正について 令和7年12月12日 国土交通省